Hvad er forretningsprotokoller?
Virksomhedsprotokoller er dokumenterede noter om emner, der er drøftet under en slags forretningsmøde. Mødeminutter af denne type er almindeligvis forberedt til en lang række arrangementer såsom aktionær- og direktørmøder. Virksomhedsregistre af denne type gennemgås og ændres generelt efter behov på efterfølgende møder og bliver en del af de permanente poster, der føres af de fleste virksomheder.
En bred vifte af oplysninger kan inkluderes i et sæt forretningsminutter. Typisk vil den inkluderede detalje fokusere på nøjagtigt registrering af diskussioner om forskellige emner, der er relevante for driften af virksomheden. Almindelige eksempler på linjeposter, der findes i forretningsprotokollen, inkluderer diskussion, vedtagelse eller ændring af forretningsplaner og procedurer, valg og anerkendelse af nye officerer i virksomheden og beslutninger om at udstede eller sælge aktier. Selv spørgsmål såsom omstrukturering af fordelspakker for ansatte eller underholdning af ideen om at sælge eller fusionere virksomheden kan diskuteres under mødet og dokumenteres i de officielle referater.
I mange jurisdiktioner er virksomheder forpligtet i henhold til love til at opretholde virksomhedsprotokoller over bestemte typer sammenkomster, såsom aktionær- eller direktørmøder, hvor valg finder sted. Selv hvis lokale love ikke kræver, at der holdes protokoller på bestemte typer af virksomhedsmøder, vælger mange virksomheder at gøre det som et middel til at skabe en løbende historie for virksomheden og sikre sig, at centrale emner og diskussioner er tilgængelige til reference på fremtidige datoer. . Da virksomhedsprotokoller ofte betragtes som antagelige til behandling i retsmøderne, er det meget vigtigt at sikre, at protokollen er nøjagtig og godkendt af dem, der deltager i mødet.
Der er flere forskellige tilgange til udarbejdelse af forretningsminutter. Én tilgang involverer tilstedeværelsen af en person, der er uddannet som optager til at notere under selve mødet. Mere almindeligt i dag optages mødet sædvanligt lydoptagelsesudstyr, hvilket gør det muligt for et tekstdokument at blive forberedt på et senere tidspunkt. Nogle virksomheder inkluderer endda visuelle data i referatet, såsom inkluderingen af en lysbilledspræsentation, der vises for aktionærerne, der kombinerer tekst og visuelle hjælpemidler for at give en mere komplet historie om, hvad der fandt sted på mødet.
Ved begge fremgangsmåder udarbejdes en officiel transkription og distribueres til bestyrelsesmedlemmer eller aktionærer til gennemgang. På det næste planlagte møde gennemgås og ændres virksomhedsprotokollen om nødvendigt. Den faktiske proces med gennemgang og ændring af ændringer kan være lidt afslappet, selvom det ikke er usædvanligt, at nogle virksomheder bruger de parlamentariske procedurer, som beskrevet i værker som Robert's Order of Order til at anerkende, overveje og i sidste ende godkende eller afvise forslag til ændringer eller ændringer under gennemgangen af det foreslåede referat. Når de tilstedeværende er enige om, at referatet er komplet og nøjagtigt, godkendes de og bliver en del af virksomhedens officielle poster.