Hvad er en rejsepolitik?
En rejsepolitik er den organiserede samling af regler og forskrifter, som en medarbejder vil overholde, når han udfører en eller anden form for rejse på vegne af sin arbejdsgiver. En sund virksomheds rejsepolitik giver instruktion om, hvilken type udgifter der vil blive absorberet af virksomheden, og hvilke udgifter der er medarbejderens ansvar. Normalt er der fastsat grænser for bestemte linjeposter i forretningsrejsepolitikken, såsom det samlede tillæg for måltider pr. Dag, udgifter til hotelophold, lejebil og billetpriser og endda for det penge, der kan bruges på underholdende klienter. . En sund politik giver de nødvendige ressourcer til at udføre opgaven, men holder stadig omkostningerne ved forretningsrejsen inden for rimelighed.
I mange tilfælde defineres forretningsrejsepolitikken skriftligt og præsenteres for en medarbejder inden hans eller hendes rejse på forretningsrejse. Tanken er at sikre, at medarbejderen forstår, hvilken type udgifter virksomheden er villig til at påtage sig, og hvilke der ikke er tilladt. Dette er faktisk en hjælp for den rejsende medarbejder, da han eller hun vil vide, om virksomheden vil betale for et måltid bestilt fra roomservice, eller vil dække udgifterne til at flyve i første klasse snarere end i forretnings- eller busstatus. På det tidspunkt kan medarbejderen bestemme, om den skal gå med de faciliteter, som virksomheden er villig til at tegne eller opgradere og betale forskellen ud af sin egen lomme.
En virksomheds rejsepolitik kan omfatte nødvendigheden af at bruge specifikke leverandører som en del af rejseplanerne. For eksempel kan en virksomhed have en rabatplan med en given udlejningsbiludbyder, et specifikt flyselskab eller endda en bestemt hotelkæde. Når dette er tilfældet, kan det være nødvendigt, at medarbejderen bruger disse rabatter, når og som muligt. At vælge ikke at gøre brug af rabatprogrammerne kan betyde, at arbejdsgiveren kun dækker en del af forretningsudgifterne. For eksempel, hvis medarbejderen beslutter at bo på et hotel, der ikke har en rabatordning med arbejdsgiveren, når hotellet på tværs af gaden har den type ordning på plads, kan arbejdsgiveren kun betale en fast procentdel af hotelregningen, snarere end at dække hele udgiften.
I stigende grad bruger virksomheder brug af kreditkort, der udstedes til medarbejdere, der rejser regelmæssigt. Når dette er tilfældet, vil rejsepolitikken indeholde en vaskeriliste over, hvilken type udgifter der kan opkræves på kortet, og hvilke udgifter, der skal håndteres ud af lommen og indsendes på en udgiftsrapport senere. Denne fremgangsmåde kan ofte komme begge parter til gode, da ansatte kan bruge firmakortet til større udgifter snarere end at bruge kontanter eller deres personlige kreditkort og vente på en refusion. Samtidig drager virksomheden fordel af det faktum, at nogle medarbejdere vil fokusere mere på at bruge kortene til tilladte udgifter og afholde sig fra at afholde omkostninger, der skal betales ud af lommen.