Che cos'è una politica di viaggio?
Una politica di viaggio è la raccolta organizzata di norme e regolamenti che un dipendente osserverà quando intraprende un tipo di viaggio per conto del proprio datore di lavoro. Una solida politica di viaggio aziendale fornirà istruzioni su quale tipo di spese saranno assorbite dall'azienda e quali spese sono a carico del dipendente. In genere, nella politica sui viaggi d'affari vengono stabiliti limiti per determinati elementi pubblicitari, come l'indennità totale per i pasti al giorno, i costi delle sistemazioni alberghiere, le tariffe di noleggio auto e di biglietto aereo e persino la quantità di denaro che può essere spesa per intrattenere i clienti . Una solida politica fornisce le risorse necessarie per eseguire l'attività, ma mantiene comunque ragionevoli i costi del viaggio d'affari.
In molti casi, la politica di viaggio aziendale è definita per iscritto e presentata a un dipendente prima della sua partenza per un viaggio d'affari. L'idea è di assicurarsi che il dipendente comprenda quale tipo di spese è disposta a sostenere l'azienda e quali non sono consentite. Questo è in realtà un aiuto per il dipendente in viaggio, poiché saprà se la compagnia pagherà per un pasto ordinato dal servizio in camera o coprirà i costi di volo in prima classe piuttosto che in affari o in pullman. In quel frangente, il dipendente può determinare se andare con i servizi che la società è disposta a sottoscrivere o aggiornare e pagare la differenza di tasca propria.
La politica di viaggio di un'azienda può includere la necessità di utilizzare fornitori specifici come parte dei piani di viaggio. Ad esempio, un'azienda può avere un piano di sconti con un determinato fornitore di auto a noleggio, una specifica compagnia aerea o persino una particolare catena alberghiera. In tal caso, al dipendente potrebbe essere richiesto di usufruire di tali sconti quando e come possibile. La scelta di non avvalersi dei programmi di sconto potrebbe significare che il datore di lavoro copre solo una parte delle spese aziendali. Ad esempio, se il dipendente decide di soggiornare in un hotel che non ha un accordo di sconto con il datore di lavoro quando l'hotel dall'altra parte della strada ha quel tipo di accordo in atto, il datore di lavoro può pagare solo una percentuale fissa del conto dell'hotel, piuttosto che coprire l'intera spesa.
Sempre più spesso le aziende utilizzano carte di credito aziendali che vengono emesse a dipendenti che viaggiano regolarmente. In questo caso, la politica di viaggio includerà un elenco di lavanderia di quale tipo di spese può essere addebitato sulla carta e quali spese devono essere gestite di tasca propria e presentate in una nota spese in seguito. Questo approccio può spesso avvantaggiare entrambe le parti, poiché i dipendenti possono utilizzare la carta aziendale per le spese maggiori anziché utilizzare contanti o le loro carte di credito personali e in attesa di un rimborso. Allo stesso tempo, l'azienda beneficia del fatto che alcuni dipendenti si concentreranno maggiormente sull'utilizzo delle carte per le spese consentite e si asterranno dal sostenere i costi che devono essere pagati di tasca propria.