O que é uma política de viagens?

Uma política de viagens é a coleção organizada de regras e regulamentos que um funcionário observará ao se envolver em algum tipo de viagem em nome de seu empregador. Uma política de viagem da empresa de som fornecerá instruções sobre que tipo de despesa será absorvida pelos negócios e quais despesas são de responsabilidade do funcionário. Normalmente, os limites são definidos em determinados itens de linha na política de viagens de negócios, como o subsídio total para refeições por dia, custos de acomodações de hotéis, taxas de aluguel de carros e passagens aéreas e até a quantidade de dinheiro que pode ser gasto em clientes entretenores. Uma política sólida fornece os recursos necessários para realizar a tarefa, mas ainda mantém os custos da viagem de negócios dentro da razão.

Em muitos casos, a política de viagens corporativas é definida por escrito e apresentada a um funcionário antes de sair em uma viagem de negócios. A idéia é MAke com certeza de que o funcionário entende que tipo de despesa a empresa está disposta a assumir e quais não são permitidas. Na verdade, isso é uma ajuda para o funcionário que viaja, já que ele saberá se a empresa pagará por uma refeição encomendada pelo serviço de quarto ou cobrirá os custos de voar na primeira classe e não no status de negócios ou treinadores. Nesse momento, o funcionário pode determinar se deve ir com as comodidades que a empresa está disposta a subscrever ou atualizar e pagar a diferença do seu próprio bolso.

A política de viagens de uma empresa pode incluir a necessidade de usar fornecedores específicos como parte dos planos de viagem. Por exemplo, uma empresa pode ter um plano de desconto com um determinado provedor de carros de aluguel, uma companhia aérea específica ou mesmo uma rede de hotéis específica. Quando esse é o caso, o funcionário pode ser obrigado a usar esses descontos quando e o possível. Optar por não usar os programas de desconto pode significar que o empregador cobre apenas umparte das despesas comerciais. Por exemplo, se o funcionário decidir ficar em um hotel que não possui um acordo de desconto com o empregador quando o hotel do outro lado da rua tiver esse tipo de acordo, o empregador só poderá pagar uma porcentagem fixa da conta do hotel, em vez de cobrir toda a despesa.

Cada vez mais, as empresas usam cartões de crédito corporativos emitidos para funcionários que viajam regularmente. Quando esse for o caso, a política de viagens incluirá uma lista de lavanderia de que tipo de despesa pode ser cobrada no cartão e quais despesas devem ser manuseadas do bolso e enviadas em um relatório de despesas posteriormente. Essa abordagem geralmente pode beneficiar ambas as partes, pois os funcionários podem usar o cartão corporativo para despesas importantes, em vez de usar dinheiro ou seus cartões de crédito pessoais e aguardar um reembolso. Ao mesmo tempo, a empresa se beneficia do fato de que alguns funcionários se concentrarão mais em usar os cartões para despesas permitidas eabster -se de incorrer em custos que precisam ser pagos do bolso.