O que é uma política de viagens?

Uma política de viagens é a coleção organizada de regras e regulamentos que um funcionário observará quando se envolver em algum tipo de viagem em nome de seu empregador. Uma boa política de viagens da empresa fornecerá instruções sobre que tipo de despesa será absorvida pela empresa e quais despesas são de responsabilidade do funcionário. Normalmente, são definidos limites para certos itens de linha na política de viagens de negócios, como o subsídio total de refeições por dia, custos de acomodações em hotéis, aluguel de carros e tarifas de passagens aéreas e até mesmo a quantidade de dinheiro que pode ser gasta em clientes de entretenimento . Uma política sólida fornece os recursos necessários para realizar a tarefa, mas ainda mantém os custos da viagem de negócios dentro do razoável.

Em muitos casos, a política de viagens corporativas é definida por escrito e apresentada a um funcionário antes de ele sair em uma viagem de negócios. A idéia é garantir que o funcionário entenda que tipo de despesa a empresa está disposta a assumir e quais não são permitidas. Isso é realmente uma ajuda para o funcionário que está viajando, pois ele saberá se a empresa pagará por uma refeição encomendada no serviço de quarto ou cobrirá os custos de voar na primeira classe e não nos negócios ou no status de treinador. Nesse momento, o funcionário pode determinar se deseja usar as comodidades que a empresa está disposta a subscrever ou atualizar e pagar a diferença do próprio bolso.

A política de viagens de uma empresa pode incluir a necessidade de usar fornecedores específicos como parte dos planos de viagem. Por exemplo, uma empresa pode ter um plano de desconto com um determinado fornecedor de aluguel de carro, uma companhia aérea específica ou mesmo uma rede de hotéis específica. Quando esse for o caso, pode ser necessário que o funcionário faça uso desses descontos quando e quanto possível. Optar por não fazer uso dos programas de desconto pode significar que o empregador cobre apenas uma parte das despesas comerciais. Por exemplo, se o funcionário decidir ficar em um hotel que não tenha um acordo de desconto com o empregador quando o hotel do outro lado da rua tiver esse tipo de acordo, o empregador poderá pagar apenas uma porcentagem fixa da conta do hotel, em vez de cobrir toda a despesa.

Cada vez mais, as empresas utilizam cartões de crédito corporativos emitidos para funcionários que viajam regularmente. Nesse caso, a política de viagens incluirá uma lista de lavanderia de que tipo de despesas podem ser cobradas no cartão e quais despesas devem ser tratadas do próprio bolso e enviadas posteriormente a um relatório de despesas. Essa abordagem geralmente beneficia ambas as partes, pois os funcionários podem usar o cartão corporativo para grandes despesas, em vez de usar dinheiro ou cartão de crédito pessoal e aguardar o reembolso. Ao mesmo tempo, a empresa se beneficia do fato de que alguns funcionários se concentram mais no uso dos cartões para despesas permitidas e evitam incorrer em custos que devem ser pagos do próprio bolso.