旅行ポリ​​シーとは何ですか？

旅行ポリ​​シーは、従業員が雇用主に代わって何らかのタイプの旅行に従事するときに遵守する規則と規制の組織的な集まりです。 健全な会社の旅行ポリシーは、どのタイプの経費が事業に吸収され、どの経費が従業員の責任であるかについての指示を提供します。 通常、1日あたりの総食事手当、ホテル宿泊費、レンタカー料金、航空運賃、さらには娯楽客に費やすことができる金額など、出張ポリシーの特定の品目に制限が設定されます。 。 健全なポリシーは、タスクを達成するために必要なリソースを提供しますが、出張のコストを合理的な範囲内に保ちます。

多くの場合、出張ポリシーは書面で定義され、出張に出る前に従業員に提示されます。 その考えは、従業員が会社がどのような種類の費用を引き受けてよいのか、どの費用が許可されないのかを理解することです。 これは実際に出張中の従業員の助けになります。ルームサービスで注文した食事に対して会社が支払うかどうか、またはビジネスやコーチのステータスではなく、ファーストクラスでのフライトの費用を賄うかどうかを知るからです。 その時点で、従業員は、会社が引き受けまたはアップグレードする意思のあるアメニティを使用するかどうかを決定し、自分のポケットから差額を支払うことができます。

会社の旅行ポリシーには、旅行計画の一部として特定のベンダーを使用する必要性が含まれる場合があります。 たとえば、特定のレンタカー会社、特定の航空会社、または特定のホテルチェーンでの割引プランがある場合があります。 この場合、従業員は可能な限りいつでもこれらの割引を利用する必要があります。 割引プログラムを利用しないことを選択すると、事業主は事業費の一部のみを負担することになります。 たとえば、通りの向こう側のホテルにそのような種類の取り決めがある場合、従業員が雇用主との割引取り決めのないホテルに滞在することを決定した場合、雇用主はホテルの請求書の一定の割合のみを支払うことができ、費用全体をカバーするのではなく。

ますます、企業は定期的に旅行する従業員に発行される企業のクレジットカードを利用しています。 この場合、旅行ポリシーには、カードに請求される費用の種類のランドリーリストが含まれます。また、どの費用をポケットから処理し、後で費用レポートに提出する必要があるかが記載されます。 従業員は現金または個人のクレジットカードを使用して払い戻しを待つのではなく、大きな費用で法人カードを使用できるため、このアプローチは多くの場合、双方にとって有益です。 同時に、会社は、一部の従業員が許容費用のためにカードを使用することに集中し、ポケットから支払わなければならない費用の発生を控えるという事実から恩恵を受けます。