ドキュメントオートメーションとは何ですか？

ドキュメントオートメーションは、コンピュータードキュメントが半自動的に作成されるプロセスです。このタイプのソフトウェアは、企業、法人、および幅広いドキュメントを作成する人によって広く使用されています。一般に、ドキュメントは、簡単に交換して変更できる質問と領域を備えたテンプレートを使用して作成されます。一部のアプリケーションには適していますが、ドキュメントの自動化はドキュメントの制作にそれほど役に立たないことがわかります。

ドキュメントオートメーションはテンプレートで始まります。たとえば、法律会社がリースを書き込むために契約している場合、リース文書テンプレートが使用されます。このテンプレートには、公式にするために必要なすべてのテキストがあり、会社はクライアントの特定のニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズするために迅速な変更を加えることができます。

これらの変更がドキュメント自動化で行われる1つの方法は質問によるものです。これらの質問はフォームまたはテンプレートに向けて標的にされ、クライアントのニーズに合わせてフォームがすぐに変更されるように作成されます。たとえば、ローン文書に関する質問は、ローンが10年、20年、または30年続くかどうかです。この情報が適用されるすべての領域は、与えられた答えと調整するために変更されます。

作家がテキストをすばやく変更できる領域もあります。これは、クライアントの名前と連絡先情報を入力するために最もよく使用されます。ストックライティングの例を表示するドロップダウンメニューも使用できます。グラフィックスは、特にドキュメントオートメーションプログラムがビジネス向けに作成されている場合に操作できる場合があります。これは、ビジネスがドキュメントにロゴを追加したい可能性が高いためです。グラフィックスを追加して変更できる領域を作成することにより、ビジネスは数回クリックしてロゴを追加できます。

ドキュメントの自動化は、通常、スタンドアロンプ​​ログラムまたはアドオンとして作成されます。これにより、ユーザーは自分のお気に入りのプログラムに固執し、自動化機能を使用することができますドキュメントアセンブリ、または他のプログラムに欠けているまったく異なるプログラムを使用します。どちらの場合でも、アセンブリソフトウェアが適切に機能する場合、ユーザーのコンピューターはプログラムのメモリと処理のニーズを処理できる必要があります。

ほとんどの企業は、ドキュメントアセンブリソフトウェアが有用であると考えるでしょうが、そうでないものがあります。企業が各ドキュメントを手書きし、それぞれのドキュメントを異なるものにすることに専念している場合、プロセスを自動化することは役に立ちません。作成されたドキュメントの大部分をフォームに適用できない場合、それぞれが実質的に異なるため、ドキュメントの自動化も役に立ちません。