ドキュメントオートメーションとは

ドキュメントの自動化とは、コンピュータードキュメントを半自動で作成するプロセスです。 このタイプのソフトウェアは、企業、法人、幅広いドキュメントを作成するすべての人によって広く使用されています。 通常、ドキュメントは、簡単に交換および変更できる質問と領域を含むテンプレートを使用して作成されます。 一部のアプリケーションには適していますが、ドキュメントの自動化はドキュメントの作成にはそれほど役に立たないことがわかります。

ドキュメントの自動化はテンプレートから始まります。 たとえば、リーガル会社がリースを評価するために契約している場合、リースドキュメントテンプレートが使用されます。 このテンプレートには、公式にするために必要なすべてのテキストと、クライアントの特定のニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズするために会社がすばやく変更できる領域があります。

これらの変更がドキュメント自動化で行われる1つの方法は、質問によるものです。 これらの質問はフォームまたはテンプレートを対象にしており、クライアントのニーズに合わせてフォームがすぐに変更されるように作成されています。 たとえば、ローン文書に関する質問は、ローンが10年、20年、または30年のいずれであるかです。 この情報が適用されるすべての領域は、与えられた回答と調整するために変更されます。

ライターがテキストをすばやく変更できる領域もあります。 これは、ほとんどの場合、クライアントの名前と連絡先情報を入力するために使用されます。 ストックライティングの例を表示するドロップダウンメニューも使用できます。 ビジネスはドキュメントにロゴを追加する可能性が高いため、特にドキュメント自動化プログラムがビジネス向けに作成されている場合は、グラフィックも操作できる場合があります。 グラフィックを追加および変更できる領域があることにより、ビジネスは数回クリックするだけでロゴを追加できます。

ドキュメントの自動化は、通常、スタンドアロンプ​​ログラムまたはアドオンとして作成されます。 これにより、ユーザーは自分の好きなプログラムを使い続けて、ドキュメントのアセンブリに自動化機能を使用したり、他のプログラムにはない機能を備えた完全に異なるプログラムを使用したりできます。 どちらの場合でも、アセンブリソフトウェアが適切に機能するためには、ユーザーのコンピューターがプログラムのメモリと処理のニーズを処理できる必要があります。

ほとんどの企業はドキュメントアセンブリソフトウェアが有用であることに気付くでしょうが、そうでないものもあります。 企業が各ドキュメントを手書きして、それぞれを異なるものにすることに専念している場合、プロセスの自動化は役に立ちません。 作成されたドキュメントの大部分をフォームに適用できない場合、それぞれが大幅に異なるため、ドキュメントの自動化も役立ちません。