Vad är dokumentautomation?
Dokumentautomation är den process genom vilken datordokument skapas på ett halvautomatiskt sätt. Denna typ av programvara används ofta av företag, juridiska personer och alla som producerar ett brett utbud av dokument. Ett dokument skapas vanligtvis genom att använda en mall med frågor och områden som enkelt kan bytas och ändras. Även om det är bra för vissa applikationer, kommer andra att hitta automatisering av dokument är inte så bra i dokumentproduktionen.
Dokumentautomation börjar med en mall. Till exempel, om ett juridiskt företag är upphandlat att skriva upp ett hyresavtal, används en mall för leasingdokument. Den här mallen har all nödvändig text för att göra den officiell, tillsammans med områden där företaget kan göra snabba ändringar för att anpassa mallen för kundens specifika behov.
Ett sätt dessa ändringar görs i dokument automatisering är genom frågor. Dessa frågor riktas mot formen eller mallen och görs så att formuläret omedelbart ändras för kundens behov. En fråga till exempel på ett lånedokument kan vara om lånet ska pågå i 10, 20 eller 30 år. Alla områden där denna information är tillämplig kommer att ändras för att samordna med det angivna svaret.
Det finns också områden där författaren snabbt kan ändra text. Detta används oftast för att fylla i klientens namn och kontaktinformation. Listrutor som visar exempel på lagerskrivning kan också användas. Grafik kan också kunna manipuleras, särskilt om dokumentautomatiseringsprogrammet är skapat för företag, eftersom ett företag sannolikt vill lägga till sin logotyp i dokumentet. Genom att ha ett område där grafik kan läggas till och ändras kan företaget lägga till en logotyp med bara några klick.
Dokumentautomation görs vanligtvis antingen som ett fristående program eller som ett tillägg. Detta gör att användaren kan hålla sig till sitt favoritprogram och bara använda automatiseringsfunktionerna för dokumentmontering, eller använda ett helt annat program som kan ha funktioner som andra program saknar. I båda fallen måste användarens dator kunna hantera programminnet för minne och bearbetning om monteringsprogramvaran ska fungera korrekt.
De flesta företag tycker att programvara för dokumentmontering är användbar, men det finns några som inte kommer att göra det. Om ett företag ägnar sig åt att skriva varje dokument och göra varandra annorlunda, kommer automatisering av processen inte att vara till nytta. Om huvuddelen av de gjorda dokumenten inte kan tillämpas på ett formulär eftersom var och en är väsentlig annorlunda, är heller inte dokumentautomation användbar.