Vad är företagens protokoll?

Företagsprotokoll är dokumenterade anteckningar av frågor som diskuteras under någon typ av affärsmöte. Mötesprotokoll av denna typ är ofta förberedda för ett brett spektrum av evenemang som aktieägare och direktörsmöten. Företagsregister av denna typ granskas i allmänhet och ändras efter behov vid efterföljande möten och blir en del av de permanenta register som upprätthålls av de flesta företag.

Ett brett utbud av information kan inkluderas i en uppsättning företagsminuter. Vanligtvis kommer detaljerna som ingår kommer att fokusera på att exakt registrera diskussioner om olika ämnen som är relevanta för verksamheten. Vanliga exempel på linjeobjekt som finns i företagens protokoll inkluderar diskussion, adoption eller ändring av affärsplaner och förfaranden, val och erkännande av nya tjänstemän i företaget och beslut om att utfärda eller sälja aktier. Även frågor som omstruktureringsförmånspaket för anställda eller underhålla idén att sälja eller slå samman verksamheten kan vara DIscussed under mötet och dokumenterades i de officiella minuterna.

I många jurisdiktioner krävs företag enligt lagar för att upprätthålla företagens protokoll om specifika typer av sammankomster, till exempel aktieägarens eller direktörsmöten där val äger rum. Även om lokala lagar inte kräver att protokoll hålls vid vissa typer av företagsmöten, väljer många företag att göra det som ett sätt att skapa en pågående historia av verksamheten och se till att viktiga ämnen och diskussioner är tillgängliga för referens vid framtida datum. Eftersom företagens protokoll ofta betraktas som tillåtliga i domstolsförhandlingar, är det mycket viktigt att se till att protokollet är korrekta och godkända av de som deltar på mötet.

Det finns flera olika tillvägagångssätt för att förbereda företagens protokoll. En metod involverar närvaron av en person utbildad som en inspelare för att ta anteckningar under själva mötet. Mer vanligt idag registreras mötet vanlig ljudinspelningsutrustning, vilket gör det möjligt för ett textdokument att utarbetas vid ett senare tillfälle. Vissa företag inkluderar till och med visuella data i protokollet, till exempel införandet av en bildpresentation som visas för aktieägarna, som kombinerar text och visuella hjälpmedel för att ge en mer fullständig historia om vad som ägde rum i mötet.

Med endera tillvägagångssättet utarbetas och distribueras ett officiellt transkript till styrelseledamöter eller aktieägare för granskning. Vid nästa schemalagda möte granskas och ändras företagens protokoll vid behov. Den faktiska processen att granska och göra ändringar kan vara något avslappnade, även om det inte är ovanligt att vissa företag använder sig av parlamentariska förfaranden som beskrivs i verk som Roberts ordningsregler att erkänna, överväga och i slutändan godkänna eller avvisa förslag till förändringar eller ändringar under granskningen av föreslagna protokoll. När de när de är närvarande är detI överensstämmelse om att protokollet är fullständiga och korrekta är de godkända och blir en del av företagets officiella register.