Vad är företagsprotokoll?

Företagsprotokoll är dokumenterade anteckningar om frågor som diskuterats under någon typ av affärsmöte. Mötesprotokoll av denna typ är vanligtvis beredda för ett brett spektrum av evenemang såsom aktieägar- och styrelseledamöter. Företagsregister av denna typ granskas och ändras i allmänhet efter behov vid efterföljande möten och blir en del av de permanenta register som upprätthålls av de flesta företag.

Ett brett utbud av information kan ingå i en uppsättning företagsprotokoll. Vanligtvis kommer den inkluderade detaljerna att fokusera på att noggrant registrera diskussioner om olika ämnen som är relevanta för verksamheten. Vanliga exempel på rader som finns i företagsprotokollet inkluderar diskussion, antagande eller ändring av affärsplaner och förfaranden, val och erkännande av nya tjänstemän i företaget och beslut att utfärda eller sälja aktier. Även frågor som omstrukturering av förmånspaket för anställda eller underhållning av idén om att sälja eller fusionera verksamheten kan diskuteras under mötet och dokumenteras i den officiella protokollet.

I många jurisdiktioner krävs företagen enligt lagar för att hålla företagsprotokoll över specifika typer av sammankomster, till exempel aktieägar- eller styrelseledamöter där val äger rum. Även om lokal lagstiftning inte kräver att protokoll hålls vid vissa typer av företagsmöten, väljer många företag att göra det som ett sätt att skapa en pågående verksamhetshistoria och se till att viktiga ämnen och diskussioner finns tillgängliga för referens vid framtida datum. . Eftersom företagsprotokoll ofta anses vara tillåtna vid domstolens utfrågningar är det mycket viktigt att se till att protokollet är korrekt och godkänt av dem som deltar i mötet.

Det finns flera olika sätt att förbereda företagsprotokoll. En metod involverar närvaron av en person som är utbildad som inspelare för att notera under själva mötet. Mer vanligt idag är mötet inspelat vanligt ljudinspelningsutrustning, vilket gör det möjligt att förbereda ett textdokument vid ett senare tillfälle. Vissa företag inkluderar till och med visuell information i protokollet, till exempel införandet av en bildpresentation som visas för aktieägarna, kombination av text och visuella hjälpmedel för att ge en mer fullständig historia om vad som ägde rum på mötet.

Med endera metoden förbereds en officiell transkription och distribueras till styrelseledamöter eller aktieägare för granskning. Vid nästa planerade möte granskas och ändras företagsprotokollen vid behov. Den faktiska processen för att granska och göra ändringar kan vara något avslappnad, även om det inte är ovanligt att vissa företag använder sig av parlamentariska förfaranden som beskrivs i verk som Robert's Order of Order att erkänna, överväga och i slutändan godkänna eller avvisa förslag till ändringar eller ändringar under granskningen av de föreslagna protokollen. När de närvarade är överens om att protokollet är fullständigt och korrekt, godkänns de och blir en del av företagets officiella register.