Co jsou firemní minuty?

Firemní minuty jsou zdokumentovány poznámky o otázkách diskutovaných během nějakého typu obchodního jednání. Zápisy z setkání tohoto typu jsou běžně připraveny na širokou škálu akcí, jako jsou akcionáři a ředitelské setkání. Firemní záznamy o tomto typu jsou obecně přezkoumávány a změněny podle potřeby na následných schůzkách a stávají se součástí trvalých záznamů, které jsou udržovány většinou korporací.

do souboru firemních minut může být zahrnuta široká škála informací. Obvykle se zahrnuté podrobnosti zaměří na přesné zaznamenávání diskusí o různých předmětech souvisejících s činností podnikání. Mezi běžné příklady řádkových položek nalezených v firemních minutách patří diskuse, adopce nebo změna obchodních plánů a postupů, volby a uznání nových důstojníků ve společnosti a rozhodnutí o vydávání nebo prodeji akcií. Dokonce i problémy, jako je restrukturalizační balíčky pro zaměstnance nebo pobavení myšlenky prodeje nebo sloučení podnikání, mohou být dIscussed během schůzky a zdokumentován v oficiálních minutách.

V mnoha jurisdikcích jsou společnosti podle zákonů vyžadovány, aby udržovaly firemní zápisy konkrétních typů shromáždění, jako jsou schůzky akcionářů nebo ředitele, ve kterých se konají volby. I když místní zákony nevyžadují, aby byly minuty uchovávány na určitých typech firemních setkání, mnoho společností se rozhodne tak učinit jako prostředek k vytvoření probíhající historie podnikání a zajištění toho, aby klíčová témata a diskuse byla k dispozici pro reference v budoucích datech. Vzhledem k tomu, že firemní minuty jsou často považovány za přípustné při soudních slyšeních, je velmi důležité zajistit, aby byly zápisy přesné a schváleny těmi, kteří se účastní schůzky

Existuje několik různých přístupů k přípravě firemních minut. Jeden přístup zahrnuje přítomnost jednotlivce vyškoleného jako rekordér, aby si během skutečného setkání dělal poznámky. Častěji dnes je schůzka zaznamenána obvyklá zvuková záznamová zařízení, což umožňuje, aby byl textový dokument připraven později. Některé společnosti dokonce zahrnují vizuální data v zápisech, jako je zahrnutí prezentace snímků, která je prokázána akcionářům, kombinující text a vizuální pomůcky, aby poskytly úplnější historii toho, co se stalo na schůzce.

S obou přístupem je oficiální přepis připraven a distribuován členům správní rady nebo akcionářům k přezkumu. Na příštím plánovaném zasedání jsou firemní minuty přezkoumány a v případě potřeby změněny. Skutečný proces přezkumu a změny může být poněkud uvolněný, ačkoli pro některé podniky není neobvyklé využívat parlamentní postupy, jak je uvedeno v dílech, jako jsou řádová pravidla Roberta , aby rozpoznaly, zvážily a nakonec schválily nebo odmítaly návrhy na změny nebo změny během přezkumu navrhovaných zápisů. Jakmile jsou ti, kteří se účastníS souhlasu, že zápisy jsou úplné a přesné, jsou schváleny a stávají se součástí oficiálních záznamů společnosti.