Co je to cestovní politika?
Cestovní politika je organizovaná sbírka pravidel a předpisů, které bude zaměstnanec dodržovat při provádění nějakého typu cestování jménem svého zaměstnavatele. Řádná firemní cestovní politika poskytne návod, jaký typ výdajů bude podnik absorbován a za jaké výdaje odpovídá zaměstnanec. Obvykle jsou v zásadách obchodních služeb stanoveny limity pro určité řádkové položky, jako je celkový příspěvek na jídlo za den, náklady na ubytování v hotelu, pronájem aut a ceny letenek, a dokonce i na množství peněz, které lze utratit za zábavné klienty. . Správná politika poskytuje zdroje potřebné pro splnění úkolu, ale stále udržuje náklady na služební cestu v rozumných mezích.
V mnoha případech je firemní cestovní politika definována písemně a předložena zaměstnanci před jeho odjezdem na služební cestu. Záměrem je zajistit, aby zaměstnanec pochopil, jaký typ nákladů je společnost ochotna převzít a které nejsou povoleny. Jedná se vlastně o pomoc cestujícímu zaměstnanci, protože on nebo ona bude vědět, zda společnost zaplatí za jídlo objednané z pokojové služby, nebo pokryje náklady na létání v prvotřídní třídě než v obchodním nebo trenérském stavu. V tomto okamžiku může zaměstnanec určit, zda má jít s vybavením, které je společnost ochotna upsat nebo upgradovat, a zaplatit rozdíl z vlastní kapsy.
Cestovní politika společnosti může zahrnovat nutnost použití konkrétních prodejců jako součásti cestovních plánů. Například firma může mít diskontní plán s daným poskytovatelem půjčovny aut, konkrétní leteckou společností nebo dokonce konkrétním hotelovým řetězcem. V takovém případě může být zaměstnanec požádán, aby tyto slevy využil, kdykoli je to možné. Volba nevyužití slevových programů by mohla znamenat, že zaměstnavatel hradí pouze část obchodních nákladů. Pokud se například zaměstnanec rozhodne zůstat v hotelu, který nemá u zaměstnavatele slevovou dohodu, když hotel přes ulici má tento typ ujednání, může zaměstnavatel zaplatit pouze pevné procento z hotelového účtu, spíše než pokrytí všech nákladů.
Společnosti stále častěji využívají firemní kreditní karty, které jsou vydávány zaměstnancům, kteří pravidelně cestují. V takovém případě bude cestovní politika obsahovat seznam prádelen, jaký typ výdajů může být na kartě účtován, a které výdaje musí být vyřízeny z kapsy a předloženy později ve zprávě o výdajích. Tento přístup může často prospět oběma stranám, protože zaměstnanci mohou používat firemní kartu spíše na velké výdaje než na použití hotovosti nebo osobních kreditních karet a čekání na úhradu. Současně společnost těží z toho, že někteří zaměstnanci se více zaměří na používání karet pro přípustné výdaje a zdrží se výdajů, které musí být uhrazeny z kapsy.