Co je to automatizace dokumentů?

Automatizace dokumentu je proces, kterým jsou počítačové dokumenty vytvářeny poloautomatickým způsobem. Tento typ softwaru je široce používán podniky, právnickými subjekty a kdokoli, kdo produkuje širokou škálu dokumentů. Dokument je obecně vytvořen pomocí šablony s otázkami a oblastmi, které lze snadno vyměnit a změnit. I když jsou dobré pro některé aplikace, jiné zjistí, že automatizace dokumentu není tak užitečná při výrobě dokumentů.

Automatizace dokumentů začíná šablonou. Například pokud je právní společnost uzavřena na zapisování nájemní smlouvy, použije se šablona leasingového dokumentu. Tato šablona má veškerý požadovaný text, aby byl oficiální, spolu s oblastmi, ve kterých může společnost provádět rychlé změny, aby přizpůsobila šablonu pro specifické potřeby klienta. Tyto otázky jsou zaměřeny na formu nebo šablonu a jsou vytvořeny tak, aby byl formulář okamžitě změněn pro potřeby klienta. Například otázkou o úvěrovém dokumentu může být, zda má půjčka trvat 10, 20 nebo 30 let. Všechny oblasti, kde jsou tyto informace použitelné, budou změněny tak, aby koordinovaly s danou odpovědí.

Existují také oblasti, ve kterých může spisovatel rychle změnit text. To se nejčastěji používá k vyplnění názvu a kontaktních informací klienta. Mohou být také použity rozbalovací nabídky, které zobrazují příklady psaní skladem. Grafika může být také schopna manipulovat, zejména pokud je program automatizace dokumentů vytvořen pro podniky, protože firma bude pravděpodobně chtít do dokumentu přidat své logo. Tím, že má oblast, kde lze přidat a změnit grafiku, může podnik přidat logo s pouhými několika kliknutími.

Automatizace dokumentu je obecně vytvářena buď jako samostatný program nebo doplněk. To umožňuje uživateli držet se svého oblíbeného programu a pouze používat funkce automatizaceSestavení dokumentu nebo použijte zcela odlišný program, který může mít funkce, které chybí jiné programy. V obou případech musí být počítač uživatele schopen zvládnout potřeby paměti a zpracování programu, pokud má sestavovací software správně fungovat.

Většina společností najde software sestavy dokumentů jako užitečný, ale existují některé, které ne. Pokud je společnost věnována rukopisu každého dokumentu a odlišného od každého z nich, pak automatizace procesu nebude užitečná. Pokud většinu provedených dokumentů nelze použít na formulář, protože každá z nich je značně odlišná, pak automatizace dokumentů také není užitečná.