Co je to automatizace dokumentů?

Automatizace dokumentů je proces, kterým se počítačové dokumenty vytvářejí poloautomaticky. Tento typ softwaru je široce používán podniky, právnickými osobami a každým, kdo produkuje širokou škálu dokumentů. Dokument je obecně vytvořen pomocí šablony s otázkami a oblastmi, které lze snadno zaměnit a změnit. Ačkoli je to pro některé aplikace dobré, ostatní zjistí, že automatizace dokumentů není pro výrobu dokumentů tak užitečná.

Automatizace dokumentů začíná šablonou. Například, pokud má právní společnost uzavřenou smlouvu na uzavření smlouvy o pronájmu, použije se šablona leasingového dokumentu. Tato šablona obsahuje veškerý požadovaný text, aby byl oficiální, spolu s oblastmi, ve kterých může společnost provádět rychlé změny, aby přizpůsobila šablonu specifickým potřebám klienta.

Jedním ze způsobů, jak jsou tyto změny prováděny v automatizaci dokumentů, jsou otázky. Tyto otázky jsou zaměřeny na formulář nebo šablonu a jsou vytvářeny tak, aby byl formulář okamžitě upraven pro potřeby klienta. Otázkou může být například otázka, zda má půjčka trvat 10, 20 nebo 30 let. Všechny oblasti, ve kterých jsou tyto informace použitelné, budou změněny tak, aby odpovídaly dané odpovědi.

Existují také oblasti, ve kterých může autor rychle měnit text. Nejčastěji se používá k vyplnění jména a kontaktních údajů klienta. Mohou být také použity rozbalovací nabídky, které zobrazují příklady psaní zboží. S grafikou lze manipulovat také, zejména pokud je program automatizace dokumentů vytvořen pro firmy, protože podnik pravděpodobně bude chtít do dokumentu přidat své logo. Díky oblasti, do které lze přidávat a měnit grafiku, může firma přidat jen několik kliknutí logo.

Automatizace dokumentů se obvykle provádí buď jako samostatný program nebo jako doplněk. To umožňuje uživateli držet se svého oblíbeného programu a používat pouze automatizační funkce pro sestavování dokumentů, nebo použít úplně jiný program, který může mít funkce jiných programů postrádající. V každém případě musí být počítač uživatele schopen zvládnout paměť a potřeby zpracování programu, aby software sestavení fungoval správně.

Většina společností považuje software pro sestavování dokumentů za užitečný, ale některé existují. Pokud se společnost věnuje rukopisu každého dokumentu a jeho úpravě, nebude automatizace procesu užitečná. Pokud nelze většinu vytvořených dokumentů použít na formulář, protože každý z nich je podstatně odlišný, pak automatizace dokumentů také není užitečná.