문서 자동화 란 무엇입니까?

문서 자동화는 컴퓨터 문서가 반자동 방식으로 생성되는 프로세스입니다. 이 유형의 소프트웨어는 비즈니스, 법인 및 광범위한 문서를 생산하는 사람이 널리 사용합니다. 문서는 일반적으로 쉽게 교체하고 변경할 수있는 질문과 영역이있는 템플릿을 사용하여 작성됩니다. 일부 응용 프로그램에는 좋지만 다른 응용 프로그램은 문서 자동화가 문서 제작에 그다지 도움이되지 않는다는 것을 알게 될 것입니다.

문서 자동화는 템플릿으로 시작됩니다. 예를 들어, 법률 회사가 임대 계약을 작성하기 위해 계약을 맺은 경우 임대 문서 템플릿이 사용됩니다. 이 템플릿에는 회사가 클라이언트의 특정 요구에 대한 템플릿을 사용자 정의하기 위해 신속하게 변경할 수있는 영역과 함께 공식화하는 데 필요한 모든 텍스트가 있습니다.

문서 자동화에서 이러한 변경 사항이 질문을 통한 것입니다. 이러한 질문은 양식 또는 템플릿을 대상으로하며 고객의 요구에 맞게 양식이 즉시 변경됩니다.. 예를 들어, 대출 문서에 대한 질문은 대출이 10, 20 또는 30 년 동안 지속되는지 여부 일 수 있습니다. 이 정보가 적용 가능한 모든 영역은 주어진 답변과 조정하도록 변경됩니다.

작가가 텍스트를 빠르게 변경할 수있는 영역도 있습니다. 이것은 고객의 이름과 연락처 정보를 채우는 데 가장 자주 사용됩니다. 스톡 쓰기 예제를 표시하는 드롭 다운 메뉴도 사용될 수 있습니다. 비즈니스가 로고를 문서에 추가하기를 원하기 때문에 특히 문서 자동화 프로그램이 비즈니스를 위해 작성된 경우 그래픽을 조작 할 수 있습니다. 그래픽이 추가되고 변경 될 수있는 영역을 가짐으로써 비즈니스는 몇 번의 클릭만으로 로고를 추가 할 수 있습니다.

문서 자동화는 일반적으로 독립형 프로그램 또는 애드온으로 만들어집니다. 이를 통해 사용자는 자신이 좋아하는 프로그램을 고수하고 자동화 기능을 사용할 수 있습니다.문서 어셈블리 또는 다른 프로그램이 부족할 수있는 완전히 다른 프로그램을 사용하십시오. 두 경우 모두, 어셈블리 소프트웨어가 제대로 작동하는 경우 사용자의 컴퓨터는 프로그램의 메모리 및 처리 요구를 처리 할 수 ​​있어야합니다.

대부분의 회사는 문서 어셈블리 소프트웨어가 유용 할 것이지만, 그렇지 않은 것이 있습니다. 회사가 각 문서를 필기하고 각 문서를 다르게 만들기 위해 전용되는 경우 프로세스를 자동화하는 데 유용하지 않습니다. 문서가 각각 상당히 다르기 때문에 양식에 적용 할 수없는 경우 문서 자동화도 유용하지 않습니다.