문서 자동화 란 무엇입니까?

문서 자동화는 컴퓨터 문서가 반자동 방식으로 작성되는 프로세스입니다. 이 유형의 소프트웨어는 비즈니스, 법인 및 광범위한 문서를 작성하는 모든 사람이 널리 사용합니다. 문서는 일반적으로 쉽게 교환하고 변경할 수있는 질문과 영역이있는 템플릿을 사용하여 작성됩니다. 일부 응용 프로그램에는 적합하지만 다른 응용 프로그램에서는 문서 자동화가 문서 제작에 도움이되지 않는다는 것을 알게 될 것입니다.

문서 자동화는 템플릿으로 시작합니다. 예를 들어, 법률 회사가 임대 계약을 체결하기로 계약 한 경우 임대 문서 템플릿이 사용됩니다. 이 템플릿에는 공식적으로 작성하는 데 필요한 모든 텍스트와 회사가 고객의 특정 요구에 맞게 템플릿을 사용자 정의하기 위해 빠르게 변경할 수있는 영역이 있습니다.

문서 자동화에서 이러한 변경을 수행하는 한 가지 방법은 질문입니다. 이러한 질문은 양식 또는 템플릿을 대상으로하며 고객의 요구에 따라 양식이 즉시 변경됩니다. 예를 들어, 대출 문서에 대한 질문은 대출이 10 년, 20 년 또는 30 년 동안 지속되는지 여부입니다. 이 정보가 적용되는 모든 영역은 주어진 답변에 따라 변경됩니다.

작가가 텍스트를 빠르게 변경할 수있는 영역도 있습니다. 이것은 고객의 이름과 연락처 정보를 입력하는 데 가장 자주 사용됩니다. 주식 작성 예제를 표시하는 드롭 다운 메뉴를 사용할 수도 있습니다. 특히 비즈니스를 위해 문서 자동화 프로그램을 작성하는 경우 그래픽을 조작 할 수 있습니다. 비즈니스에서 문서에 로고를 추가하고 싶을 수 있습니다. 비즈니스는 그래픽을 추가하고 변경할 수있는 영역을 가짐으로써 몇 번의 클릭만으로 로고를 추가 할 수 있습니다.

문서 자동화는 일반적으로 독립형 프로그램 또는 애드온으로 이루어집니다. 이를 통해 사용자는 자신이 좋아하는 프로그램을 고수하고 문서 조립을 위해 자동화 기능을 사용하거나 다른 프로그램에없는 기능을 가진 완전히 다른 프로그램을 사용할 수 있습니다. 두 경우 모두 조립 소프트웨어가 제대로 작동하려면 사용자 컴퓨터가 프로그램의 메모리 및 처리 요구를 처리 할 수 ​​있어야합니다.

대부분의 회사는 문서 어셈블리 소프트웨어가 유용하다고 생각하지만 그렇지 않은 소프트웨어도 있습니다. 회사가 각 문서를 필기하고 서로 다른 문서를 만드는 데 전념하는 경우 프로세스 자동화는 유용하지 않습니다. 각 문서가 상당히 다르기 때문에 대량의 문서를 양식에 적용 할 수 없으면 문서 자동화도 유용하지 않습니다.