Qu'est-ce que l'automatisation des documents?
L'automatisation des documents est le processus par lequel les documents informatiques sont créés de manière semi-automatique. Ce type de logiciel est largement utilisé par les entreprises, les personnes morales et tous ceux qui produisent un large éventail de documents. Un document est généralement créé en utilisant un modèle avec des questions et des domaines qui peuvent être facilement échangés et modifiés. Bien que cela soit utile pour certaines applications, d’autres trouveront que l’automatisation des documents n’est pas très utile pour la production de documents.
L'automatisation des documents commence par un modèle. Par exemple, si une société juridique est sous contrat pour rédiger un contrat de location, un modèle de document de location est utilisé. Ce modèle contient tout le texte requis pour le rendre officiel, ainsi que les zones dans lesquelles l'entreprise peut apporter des modifications rapides pour personnaliser le modèle en fonction des besoins spécifiques du client.
L'un des moyens utilisés pour automatiser les documents consiste à poser des questions. Ces questions sont ciblées sur le formulaire ou le modèle et sont formulées de manière à ce que le formulaire soit immédiatement modifié pour répondre aux besoins du client. Une question sur un document de prêt, par exemple, pourrait être de savoir si le prêt doit durer 10, 20 ou 30 ans. Tous les domaines où cette information est applicable seront modifiés pour être coordonnés avec la réponse donnée.
Il existe également des domaines dans lesquels l'auteur peut rapidement changer de texte. Ceci est le plus souvent utilisé pour renseigner le nom du client et ses coordonnées. Les menus déroulants affichant des exemples d’écriture de stock peuvent également être utilisés. Les graphiques peuvent également être manipulés, en particulier si le programme d'automatisation de document est conçu pour les entreprises, car une entreprise voudra probablement ajouter son logo au document. En disposant d'une zone où les graphiques peuvent être ajoutés et modifiés, l'entreprise peut ajouter un logo en quelques clics.
L'automatisation des documents est généralement réalisée en tant que programme autonome ou en tant que complément. Cela permet à l'utilisateur de s'en tenir à son programme préféré et d'utiliser simplement les fonctions d'automatisation pour l'assemblage de documents, ou d'utiliser un programme complètement différent pouvant comporter des fonctionnalités manquant à d'autres programmes. Dans les deux cas, l'ordinateur de l'utilisateur doit être capable de gérer la mémoire et les besoins de traitement du programme si le logiciel d'assemblage fonctionne correctement.
La plupart des entreprises trouveront utile un logiciel d’assemblage de documents, mais certaines ne le feront pas. Si une entreprise se consacre à l'écriture manuscrite de chaque document et à le rendre différent, alors l'automatisation du processus ne sera pas utile. Si la majeure partie des documents créés ne peut pas être appliquée à un formulaire car chacun d'entre eux est substantiellement différent, l'automatisation des documents n'est également pas utile.