Che cos'è l'automazione dei documenti?
L'automazione dei documenti è il processo mediante il quale i documenti informatici vengono creati in modo semiautomatico. Questo tipo di software è ampiamente utilizzato da aziende, persone giuridiche e chiunque produca una vasta gamma di documenti. Un documento viene generalmente creato utilizzando un modello con domande e aree che possono essere facilmente scambiate e modificate. Sebbene utile per alcune applicazioni, altri troveranno che l'automazione dei documenti non è molto utile nella produzione di documenti.
L'automazione dei documenti inizia con un modello. Ad esempio, se una società legale è contratta per scrivere un contratto di locazione, viene utilizzato un modello di documento di leasing. Questo modello ha tutto il testo necessario per renderlo ufficiale, insieme alle aree in cui l'azienda può apportare modifiche rapide per personalizzare il modello in base alle esigenze specifiche del cliente.
Un modo in cui vengono apportate queste modifiche nell'automazione dei documenti è attraverso le domande. Queste domande sono rivolte al modulo o al modello e vengono fatte in modo che il modulo venga immediatamente modificato per le esigenze del cliente. Una domanda su un documento di prestito, ad esempio, potrebbe essere se il prestito deve durare 10, 20 o 30 anni. Tutte le aree in cui queste informazioni sono applicabili verranno modificate per coordinarsi con la risposta fornita.
Ci sono anche aree in cui lo scrittore può cambiare rapidamente il testo. Questo è spesso usato per inserire il nome del cliente e le informazioni di contatto. È inoltre possibile utilizzare menu a discesa che mostrano esempi di scrittura di titoli. Inoltre, è possibile manipolare la grafica, soprattutto se il programma di automazione dei documenti è realizzato per le aziende, poiché è probabile che un'azienda desideri aggiungere il proprio logo al documento. Avendo un'area in cui è possibile aggiungere e modificare la grafica, l'azienda può aggiungere un logo con pochi clic.
L'automazione dei documenti viene generalmente effettuata come programma autonomo o come componente aggiuntivo. Ciò consente all'utente di attenersi al proprio programma preferito e di utilizzare semplicemente le funzioni di automazione per l'assemblaggio dei documenti o di utilizzare un programma completamente diverso che potrebbe non avere altre funzionalità. In entrambi i casi, il computer dell'utente deve essere in grado di gestire la memoria e le esigenze di elaborazione del programma se il software di assemblaggio deve funzionare correttamente.
La maggior parte delle aziende troverà utile il software di assemblaggio dei documenti, ma alcuni non lo faranno. Se un'azienda si dedica alla scrittura a mano di ciascun documento e alla sua differenziazione, l'automazione del processo non sarà utile. Se la maggior parte dei documenti creati non può essere applicata a un modulo perché ognuno è sostanzialmente diverso, anche l'automazione dei documenti non è utile.