Cosa sono i verbali aziendali?

I verbali aziendali sono note documentate delle questioni discusse durante un certo tipo di riunione d'affari. I verbali delle riunioni di questo tipo sono comunemente preparati per una vasta gamma di eventi come riunioni degli azionisti e dei direttori. I registri aziendali di questo tipo vengono generalmente rivisti e modificati in base alle necessità nelle riunioni successive e diventano parte dei registri permanenti gestiti dalla maggior parte delle società.

Una vasta gamma di informazioni può essere inclusa in una serie di verbali aziendali. In genere, i dettagli inclusi si concentreranno sulla registrazione accurata delle discussioni di diversi argomenti rilevanti per il funzionamento dell'azienda. Esempi comuni di elementi pubblicitari presenti nei verbali aziendali includono la discussione, l'adozione o la modifica di piani e procedure aziendali, l'elezione e il riconoscimento di nuovi funzionari dell'azienda e le decisioni di emissione o vendita di azioni. Anche questioni come pacchetti di indennità per la ristrutturazione dei dipendenti o intrattenere l'idea di vendere o fondere l'azienda possono essere discusse durante l'incontro e documentate nel verbale ufficiale.

In molte giurisdizioni, le leggi sono tenute per legge a conservare verbali aziendali di specifici tipi di riunioni, come le riunioni degli azionisti o dei direttori in cui si svolgono le elezioni. Anche se le leggi locali non richiedono che i verbali siano tenuti in determinati tipi di riunioni aziendali, molte aziende scelgono di farlo come mezzo per creare una storia continua dell'azienda e assicurarsi che argomenti chiave e discussioni siano disponibili per riferimento in date future . Poiché i verbali aziendali sono spesso considerati ammissibili nelle udienze, assicurarsi che i verbali siano accurati e approvati da coloro che partecipano alla riunione è molto importante.

Esistono diversi approcci per la preparazione dei verbali aziendali. Un approccio prevede la presenza di un individuo addestrato come registratore per prendere appunti durante l'incontro effettivo. Più comunemente oggi, l'incontro viene registrato con le normali apparecchiature di registrazione audio, rendendo possibile la preparazione di un documento di testo in un secondo momento. Alcune aziende includono persino dati visivi nel verbale, come l'inclusione di una presentazione di diapositive che viene mostrata agli azionisti, combinando testo e ausili visivi per fornire una storia più completa di ciò che è avvenuto durante la riunione.

Con entrambi gli approcci, una trascrizione ufficiale viene preparata e distribuita ai membri del consiglio o agli azionisti per la revisione. Alla prossima riunione programmata, i verbali aziendali vengono rivisti e modificati se necessario. L'effettivo processo di revisione e di modifica degli emendamenti può essere in qualche modo rilassato, anche se non è insolito che alcune aziende facciano uso delle procedure parlamentari come indicato in lavori come il Regolamento dell'Ordine di Robert per riconoscere, considerare e infine approvare o rifiutare suggerimenti per le modifiche o modifiche durante la revisione del verbale proposto. Una volta che i presenti hanno concordato che i verbali sono completi e accurati, vengono approvati e diventano parte dei registri ufficiali dell'azienda.