Was sind Firmenprotokolle?
Unternehmensprotokolle sind dokumentierte Notizen zu Problemen, die während eines Geschäftstreffens besprochen wurden. Sitzungsprotokolle dieser Art werden in der Regel für eine Vielzahl von Veranstaltungen erstellt, beispielsweise für Hauptversammlungen und Verwaltungsratssitzungen. Unternehmensunterlagen dieser Art werden in der Regel bei späteren Besprechungen überprüft und nach Bedarf geändert. Sie werden Teil der permanenten Aufzeichnungen, die von den meisten Unternehmen geführt werden.
Eine Reihe von Unternehmensprotokollen kann eine Vielzahl von Informationen enthalten. In der Regel konzentrieren sich die enthaltenen Details auf die genaue Aufzeichnung von Diskussionen zu verschiedenen Themen, die für den Geschäftsbetrieb relevant sind. Gängige Beispiele für Posten im Unternehmensprotokoll sind die Erörterung, Annahme oder Änderung von Geschäftsplänen und -verfahren, die Wahl und Anerkennung neuer leitender Angestellter im Unternehmen sowie die Entscheidung, Aktien auszugeben oder zu verkaufen. Sogar Probleme wie die Umstrukturierung von Leistungspaketen für Mitarbeiter oder die Idee, das Unternehmen zu verkaufen oder zu fusionieren, können während des Meetings erörtert und im offiziellen Protokoll dokumentiert werden.
In vielen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Unternehmensprotokolle für bestimmte Arten von Versammlungen zu führen, beispielsweise für Versammlungen von Aktionären oder Direktoren, in denen Wahlen stattfinden. Selbst wenn die lokalen Gesetze nicht vorschreiben, dass Protokolle bei bestimmten Arten von Unternehmensversammlungen geführt werden, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, um eine fortlaufende Unternehmensgeschichte zu erstellen und sicherzustellen, dass wichtige Themen und Diskussionen zu zukünftigen Terminen zur Verfügung stehen . Da Unternehmensprotokolle in Gerichtsverhandlungen häufig als zulässig angesehen werden, ist es sehr wichtig, sicherzustellen, dass die Protokolle korrekt sind und von den Teilnehmern der Sitzung genehmigt werden.
Es gibt verschiedene Ansätze zur Erstellung von Unternehmensprotokollen. Ein Ansatz beinhaltet die Anwesenheit einer Person, die als Rekorder ausgebildet ist, um während des tatsächlichen Meetings Notizen zu machen. Heutzutage wird das Meeting üblicherweise mit Audioaufzeichnungsgeräten aufgezeichnet, so dass zu einem späteren Zeitpunkt ein Textdokument erstellt werden kann. Einige Unternehmen nehmen sogar visuelle Daten in das Protokoll auf, z. B. die Aufnahme einer Präsentation, die den Aktionären gezeigt wird, wobei Text und visuelle Hilfsmittel kombiniert werden, um einen vollständigeren Überblick über die Ereignisse in der Sitzung zu erhalten.
In beiden Fällen wird ein offizielles Protokoll erstellt und zur Überprüfung an die Verwaltungsratsmitglieder oder Aktionäre verteilt. Bei der nächsten geplanten Sitzung werden die Unternehmensprotokolle überprüft und gegebenenfalls geändert. Der eigentliche Überprüfungs- und Änderungsprozess kann etwas lockerer sein, obwohl es für einige Unternehmen nicht ungewöhnlich ist, parlamentarische Verfahren wie die von Roberts Geschäftsordnung anzuwenden, um Änderungsvorschläge zu erkennen, zu prüfen und letztendlich zu genehmigen oder abzulehnen oder Änderungen während der Überprüfung des vorgeschlagenen Protokolls. Sobald die anwesenden Personen einverstanden sind, dass die Protokolle vollständig und genau sind, werden sie genehmigt und in die offiziellen Aufzeichnungen des Unternehmens aufgenommen.