Was ist eine Reiserichtlinie?
Eine Reiserichtlinie ist die organisierte Sammlung von Regeln und Vorschriften, die ein Mitarbeiter einhält, wenn er im Auftrag seines Arbeitgebers eine Art von Reise unternimmt. Eine solide Reiserichtlinie für Unternehmen gibt Aufschluss darüber, welche Art von Ausgaben vom Unternehmen übernommen werden und welche Ausgaben vom Mitarbeiter zu tragen sind. In der Regel sind bestimmte Positionen in der Geschäftsreiserichtlinie begrenzt, z. B. die Gesamtvergütung für Mahlzeiten pro Tag, die Kosten für Hotelunterkünfte, Mietwagen- und Flugtarife und sogar der Betrag, der für die Unterhaltung von Kunden ausgegeben werden kann . Eine solide Richtlinie stellt die für die Erledigung der Aufgabe erforderlichen Ressourcen bereit, hält jedoch die Kosten für die Geschäftsreise in Grenzen.
In vielen Fällen wird die Geschäftsreiserichtlinie schriftlich festgelegt und einem Mitarbeiter vor dessen Abreise auf Geschäftsreise vorgelegt. Damit soll sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter versteht, welche Art von Ausgaben das Unternehmen übernehmen möchte und welche nicht. Dies ist tatsächlich eine Hilfe für den reisenden Mitarbeiter, da er oder sie weiß, ob das Unternehmen eine beim Zimmerservice bestellte Mahlzeit bezahlt oder die Kosten für Flüge in der ersten Klasse und nicht im Geschäfts- oder Reisebusstatus übernimmt. Zu diesem Zeitpunkt kann der Mitarbeiter entscheiden, ob er die vom Unternehmen zu übernehmenden oder zu aktualisierenden Leistungen in Anspruch nehmen und die Differenz aus eigener Tasche bezahlen möchte.
Die Reiserichtlinie eines Unternehmens kann die Notwendigkeit enthalten, bestimmte Anbieter als Teil der Reisepläne zu verwenden. Beispielsweise kann ein Unternehmen einen Rabattplan mit einem bestimmten Mietwagenanbieter, einer bestimmten Fluggesellschaft oder sogar einer bestimmten Hotelkette haben. In diesem Fall kann der Mitarbeiter aufgefordert werden, diese Rabatte nach Möglichkeit in Anspruch zu nehmen. Wenn Sie die Rabattprogramme nicht in Anspruch nehmen, deckt der Arbeitgeber möglicherweise nur einen Teil der Geschäftskosten. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise beschließt, in einem Hotel ohne Rabattvereinbarung mit dem Arbeitgeber zu übernachten, während das Hotel auf der anderen Straßenseite über eine solche Vereinbarung verfügt, zahlt der Arbeitgeber möglicherweise nur einen festen Prozentsatz der Hotelrechnung. anstatt die gesamten Kosten zu decken.
Unternehmen nutzen zunehmend Firmenkreditkarten, die an regelmäßig reisende Mitarbeiter ausgegeben werden. In diesem Fall enthält die Reiserichtlinie eine Wäscheliste, aus der hervorgeht, welche Ausgaben von der Karte abgebucht werden können und welche Ausgaben aus eigener Tasche behandelt und später in einer Spesenabrechnung vorgelegt werden müssen. Dieser Ansatz kann häufig beiden Parteien zugute kommen, da die Mitarbeiter die Unternehmenskarte für größere Ausgaben verwenden können, anstatt Bargeld oder ihre persönlichen Kreditkarten zu verwenden und auf eine Rückerstattung zu warten. Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von der Tatsache, dass sich einige Mitarbeiter mehr auf die Verwendung der Karten für zulässige Ausgaben konzentrieren und auf Kosten verzichten, die aus eigener Tasche bezahlt werden müssen.