Co to jest polityka podróży?

Polityka podróży to zorganizowane zbiór zasad i przepisów, które pracownik zaobserwuje podczas angażowania się w jakąś podróż w imieniu swojego pracodawcy. Solidna polityka podróży firmy zapewni instrukcje dotyczące tego, jaki rodzaj wydatków zostanie pochłonięty przez firmę i jakie wydatki obowiązują pracownika. Zazwyczaj limity są ustalane na niektórych pozycjach w polityce podróży służbowych, takich jak całkowity zasiłek na posiłki dziennie, koszty zakwaterowania hotelowego, stawki za wynajem samochodów i przelotu, a nawet na ilość pieniędzy, które można wydać na rozrywkę klientów. Solidna polityka zapewnia zasoby potrzebne do wykonania zadania, ale nadal utrzymuje koszty podróży służbowej w ramach rozsądku.

W wielu przypadkach polityka podróży korporacyjnych jest definiowana na piśmie i przedstawiona pracownikowi przed wyjazdem w podróż służbową. Chodzi o to, aby mAke pewnie, że pracownik rozumie, jaki rodzaj wydatków firma jest gotowa przyjąć, a które nie są dozwolone. Jest to w rzeczywistości pomoc dla podróżującego pracownika, ponieważ będzie on wiedział, czy firma zapłaci za posiłek zamówiony w serwisie pokojowym, czy pokryje koszty latania w pierwszej klasie, a nie statusu biznesu lub trenera. W tym momencie pracownik może ustalić, czy pójść z udogodnieniami, które firma jest gotowa gwarantować lub ulepszyć i wypłacić różnicę z własnej kieszeni.

Polityka podróży firmy może obejmować konieczność korzystania z określonych dostawców w ramach planów podróży. Na przykład firma może mieć plan rabatowy z danym wypożyczalnią samochodów, konkretną linią lotniczą, a nawet konkretną siecią hoteli. W takim przypadku pracownik może być zobowiązany do korzystania z tych rabatów, gdy i to możliwe. Wybór nie korzystania z programów rabatowych może oznaczać, że pracodawca obejmuje tylkoczęść wydatków biznesowych. Na przykład, jeśli pracownik zdecyduje się zostać w hotelu, który nie ma porozumienia z pracodawcą, gdy hotel po drugiej stronie ulicy ma ten rodzaj porozumienia, pracodawca może zapłacić tylko stały procent rachunku hotelowego, a nie pokryć cały koszt.

Coraz częściej firmy korzystają z korporacyjnych kart kredytowych, które są wydawane pracownikom, którzy regularnie podróżują. W takim przypadku polisa podróży będzie zawierać listę prania o tym, jaki rodzaj wydatków można obciążyć na karcie i które wydatki muszą być obsługiwane z kieszeni i przesłane w raporcie o wydatkach później. Takie podejście często może przynieść korzyści obu stronom, ponieważ pracownicy mogą korzystać z karty korporacyjnej do głównych wydatków, a nie używać gotówki lub ich osobistych kart kredytowych i czekać na zwrot kosztów. Jednocześnie firma korzysta z faktu, że niektórzy pracownicy bardziej skoncentrują się na korzystaniu z kart na dopuszczalne wydatki ipowstrzymaj się od poniesienia kosztów, które należy wypłacić z kieszeni.