Co to jest polityka podróży?
Polityka podróżnicza to zorganizowany zbiór zasad i przepisów, których pracownik będzie przestrzegać podczas odbywania podróży w imieniu swojego pracodawcy. Rozsądna polityka podróży służbowych zapewni instrukcje dotyczące tego, jaki rodzaj wydatków zostanie pochłonięty przez firmę, a jakie wydatki ponosi pracownik. Zazwyczaj limity są określone dla niektórych pozycji w polityce podróży służbowych, takich jak całkowity limit posiłków dziennie, koszty zakwaterowania w hotelu, wynajem samochodu i stawki za przelot, a nawet kwota pieniędzy, którą można wydać na rozrywkę dla klientów . Solidna polityka zapewnia zasoby potrzebne do wykonania zadania, ale nadal utrzymuje uzasadnione koszty podróży służbowej.
W wielu przypadkach zasady podróży służbowych są określone na piśmie i przedstawione pracownikowi przed wyjazdem w podróż służbową. Chodzi o to, aby upewnić się, że pracownik rozumie, jaki rodzaj wydatków firma jest w stanie ponieść, a które nie. Jest to w rzeczywistości pomoc dla podróżującego pracownika, ponieważ będzie on wiedział, czy firma zapłaci za posiłek zamówiony w pokoju, czy pokryje koszty lotu w pierwszej klasie, a nie w statusie biznesowym lub autokarowym. W tym momencie pracownik może zdecydować, czy skorzystać z udogodnień, które firma jest skłonna zagwarantować, czy ulepszyć, i wypłacić różnicę z własnej kieszeni.
Polityka podróży firmy może obejmować konieczność korzystania z określonych dostawców w ramach planów podróży. Na przykład firma może mieć plan zniżkowy z danym dostawcą wynajmowanego samochodu, określoną linią lotniczą lub nawet określoną siecią hoteli. W takim przypadku pracownik może zostać poproszony o skorzystanie z tych rabatów, gdy jest to możliwe. Brak skorzystania z programów rabatowych może oznaczać, że pracodawca pokrywa tylko część wydatków biznesowych. Na przykład, jeśli pracownik zdecyduje się na pobyt w hotelu, który nie ma umowy zniżkowej z pracodawcą, gdy hotel po drugiej stronie ulicy ma takie porozumienie, pracodawca może zapłacić tylko stały procent rachunku hotelowego, zamiast pokrywać cały koszt.
Coraz częściej firmy korzystają z korporacyjnych kart kredytowych wydawanych pracownikom regularnie podróżującym. W takim przypadku polisa na podróż będzie zawierać listę pralni określającą rodzaj wydatków, które mogą zostać naliczone na karcie, oraz które wydatki należy pokryć z kieszeni i przesłać później w zestawieniu wydatków. Takie podejście może często przynosić korzyści obu stronom, ponieważ pracownicy mogą korzystać z karty firmowej do większych wydatków, a nie gotówki lub osobistych kart kredytowych i czekać na zwrot pieniędzy. Jednocześnie firma korzysta z faktu, że niektórzy pracownicy bardziej skoncentrują się na korzystaniu z kart w celu uzyskania dopuszczalnych wydatków i powstrzymają się od ponoszenia kosztów, które muszą być zapłacone z własnej kieszeni.