Qu'est-ce qu'une politique de voyage?
Une politique de voyage est un ensemble organisé de règles et de réglementations qu'un employé observera lorsqu'il effectuera un type de voyage pour le compte de son employeur. Une bonne politique de déplacement de l'entreprise indiquera quel type de dépenses sera absorbé par l'entreprise et quelles dépenses sont à la charge de l'employé. Dans la politique relative aux voyages d'affaires, des limites sont généralement fixées pour certains postes, telles que le montant total des repas par jour, les coûts d'hébergement à l'hôtel, les tarifs de location de voiture et de transport aérien et même le montant d'argent pouvant être dépensé pour divertir les clients. . Une bonne politique fournit les ressources nécessaires pour accomplir la tâche, tout en maintenant les coûts du voyage d'affaires dans des limites raisonnables.
Dans de nombreux cas, la politique de voyage d’entreprise est définie par écrit et présentée à un employé avant son départ pour un voyage d’affaires. L'idée est de s'assurer que l'employé comprend le type de dépenses que l'entreprise est disposée à assumer et celles qui ne sont pas autorisées. Il s’agit en réalité d’une aide pour l’employé en déplacement, car il saura si l’entreprise paiera un repas commandé au service en chambre ou si elle assumera les frais de vol en première classe plutôt qu’en entreprise ou en tant qu’entraîneur. À ce stade, l'employé peut décider s'il accepte les équipements que l'entreprise est prête à souscrire ou à améliorer et à payer la différence de sa propre poche.
La politique de voyage d'une entreprise peut inclure la nécessité de faire appel à des fournisseurs spécifiques dans le cadre des plans de voyage. Par exemple, une entreprise peut avoir un plan de réduction avec un fournisseur de voitures de location donné, une compagnie aérienne spécifique ou même une chaîne d'hôtels particulière. Dans ce cas, il peut être demandé à l’employé d’utiliser ces réductions dans la mesure du possible. En choisissant de ne pas utiliser les programmes de réduction, l'employeur pourrait ne couvrir qu'une partie des dépenses de l'entreprise. Par exemple, si l’employé décide de rester dans un hôtel qui n’a pas d’arrangement de réduction avec l’employeur alors que l’hôtel de l'autre côté de la rue dispose de ce type d'arrangement, il ne peut payer qu'un pourcentage fixe de la facture de l'hôtel, plutôt que de couvrir la totalité des dépenses.
Les entreprises ont de plus en plus recours aux cartes de crédit professionnelles émises aux employés qui voyagent régulièrement. Lorsque cela est le cas, la politique de voyage comprendra une liste détaillée du type de dépenses pouvant être imputées sur la carte et des dépenses devant être gérées de leur poche et soumises ultérieurement sur un rapport de dépenses. Cette approche peut souvent bénéficier aux deux parties, car les employés peuvent utiliser la carte d’entreprise pour les dépenses importantes au lieu d’utiliser des espèces ou leurs cartes de crédit personnelles et d’attendre un remboursement. Dans le même temps, la société tire parti du fait que certains employés s’intéresseront davantage à l’utilisation des cartes pour les dépenses admissibles et s’abstiendront d’engager des frais qui devront être payés de leur poche.