¿Qué es una política de viaje?

Una política de viajes es la colección organizada de reglas y regulaciones que un empleado observará al participar en algún tipo de viaje en nombre de su empleador. Una política de viaje de la empresa sólida proporcionará instrucción sobre qué tipo de gastos serán absorbidos por el negocio y qué gastos son responsabilidad del empleado. Por lo general, los límites se establecen en ciertas líneas de pedido en la política de viajes de negocios, como la asignación total para comidas por día, costos de alojamiento en hotel, tarifas de alquiler de automóviles y pasajes aéreos, e incluso en la cantidad de dinero que se puede gastar en entretener a los clientes. Una política sólida proporciona los recursos necesarios para realizar la tarea, pero aún mantiene los costos del viaje de negocios dentro de lo razonable.

En muchos casos, la política de viajes corporativas se define por escrito y se presenta a un empleado antes de que se fuera en un viaje de negocios. La idea es mAke seguro de que el empleado comprende qué tipo de gastos está dispuesta a asumir la empresa y cuáles no están permitidas. En realidad, esta es una ayuda para el empleado viajero, ya que él o ella sabrá si la compañía pagará una comida ordenada del servicio de habitación, o cubrirá los costos de volar en el estado de primera clase en lugar de en el estado de negocios o entrenadores. En esa coyuntura, el empleado puede determinar si ir con las comodidades que la compañía está dispuesta a suscribir o actualizar y pagar la diferencia de su propio bolsillo.

La política de viaje de una empresa puede incluir la necesidad de usar proveedores específicos como parte de los planes de viaje. Por ejemplo, una empresa puede tener un plan de descuento con un proveedor de automóviles de alquiler dado, una aerolínea específica o incluso una cadena hotelera en particular. Cuando este es el caso, es posible que el empleado haga uso de esos descuentos cuando sea posible. Elegir no utilizar los programas de descuento podría significar que el empleador cubre solo unparte de los gastos comerciales. Por ejemplo, si el empleado decide quedarse en un hotel que no tiene un acuerdo de descuento con el empleador cuando el hotel al otro lado de la calle tiene ese tipo de arreglo, el empleador solo puede pagar un porcentaje fijo de la factura del hotel, en lugar de cubrir todo el gasto.

Cada vez más, las empresas hacen uso de tarjetas de crédito corporativas que se emiten a los empleados que viajan regularmente. Cuando este es el caso, la política de viaje incluirá una lista de lavandería de qué tipo de gastos se pueden cargar en la tarjeta, y qué gastos deben manejarse de su bolsillo y presentarse en un informe de gastos más adelante. Este enfoque a menudo puede beneficiar a ambas partes, ya que los empleados pueden usar la tarjeta corporativa para gastos importantes en lugar de usar efectivo o sus tarjetas de crédito personal y esperar un reembolso. Al mismo tiempo, la compañía se beneficia del hecho de que algunos empleados se centrarán más en usar las tarjetas para gastos permitidos yAbstenerse de incurrir en costos que deben pagarse de su bolsillo.