Vad är en resepolicy?

En resepolicy är den organiserade insamlingen av regler och förordningar som en anställd kommer att följa när han utför någon typ av resor på uppdrag av sin arbetsgivare. En sund företagspolicy ger instruktioner om vilken typ av utgifter som tas upp av verksamheten och vilka utgifter som är anställdas ansvar. Vanligtvis fastställs gränser för vissa linjeposter i affärsresepolitiken, såsom det totala bidraget för måltider per dag, kostnader för hotellboende, hyrbil och flygpriser och till och med hur mycket pengar som kan spenderas på underhållande klienter. . En sund policy tillhandahåller de resurser som behövs för att utföra uppgiften, men håller fortfarande kostnaderna för affärsresan inom rimliga skäl.

I många fall definieras företagets resepolicy skriftligt och presenteras för en anställd innan han eller hon lämnar på affärsresa. Tanken är att se till att den anställde förstår vilken typ av utgifter företaget är villigt att ta och vilka som inte är tillåtna. Detta är faktiskt en hjälp för den resande anställden, eftersom han eller hon kommer att veta om företaget kommer att betala för en måltid beställd från rumservice, eller kommer att täcka kostnaderna för att flyga i första klass snarare än i affärs- eller bussstatus. Vid den tidpunkten kan medarbetaren bestämma om han ska gå med de bekvämligheter som företaget är villigt att skriva om eller uppgradera och betala skillnaden ur sin egen ficka.

Ett företags resepolicy kan innehålla behovet av att använda specifika leverantörer som en del av resplanerna. Till exempel kan ett företag ha en rabattplan med en viss leverantör av hyrbilar, ett specifikt flygbolag eller till och med en viss hotellkedja. När så är fallet kan den anställde bli skyldig att använda dessa rabatter när och som möjligt. Att välja att inte använda sig av rabattprogrammen kan innebära att arbetsgivaren bara täcker en del av företagskostnaderna. Om till exempel arbetstagaren beslutar att bo på ett hotell som inte har ett rabattarrangemang med arbetsgivaren när hotellet tvärs över gatan har den typen av arrangemang på plats, får arbetsgivaren bara betala en fast procentandel av hotellräkningen, snarare än att täcka hela kostnaden.

I allt högre grad använder företag företagskreditkort som ges ut till anställda som reser regelbundet. När detta är fallet kommer resepolitiken att innehålla en tvättlista över vilken typ av utgifter som kan debiteras på kortet och vilka utgifter som måste hanteras ur fickan och läggas fram i en utgiftsrapport senare. Detta tillvägagångssätt kan ofta gynna båda parter, eftersom anställda kan använda företagskortet för stora utgifter snarare än att använda kontanter eller sina personliga kreditkort och vänta på en återbetalning. Samtidigt drar företaget nytta av det faktum att vissa anställda kommer att fokusera mer på att använda korten för tillåtna utgifter och avstå från att få kostnader som måste betalas ur fickan.