¿Cuáles son los mejores consejos para la planificación de la conferencia?
Planear una conferencia de negocios no es algo que suceda de la noche a la mañana. Hay lugares para reservar, patrocinadores para reunirse y oradores para participar. También hay pocos detalles, como dónde se alojarán los asistentes mientras están en la ciudad, qué comidas se proporcionan y un mundo de otros asuntos que deben abordarse para que la conferencia sea un éxito. Si está a punto de participar en la tarea de la planificación de conferencias, aquí hay algunas cosas a tener en cuenta.
Primero, nunca asuma que puede manejar todos los detalles usted mismo. De hecho, es muy probable que no pueda hacer una lista completa de todo lo que debe organizarse sin alguna ayuda. Por esta razón, su primera tarea como planificador de conferencias debe ser reunir un comité de planificación. Por lo general, un grupo de cinco a seis personas es suficiente para elaborar una conferencia anual para entre cientos y quinientos asistentes. Es mucho más probable que el comité cubra todas las bases y lo haga posibleo Aborde cada aspecto clave de la reunión con mucha anticipación.
Además de armar su comité, es extremadamente importante comenzar a hacer los preparativos lo antes posible. Realmente no importa si la conferencia de negocios está a ocho meses de distancia. Los expertos en planificación de conferencias a menudo comienzan a trabajar en un próximo evento de diez a once meses de anticipación. Como beneficio, tendrá más tiempo para comparar los precios en varios lugares de conferencias, investigar y negociar mejores tarifas de hoteles para los asistentes, y también tendrá más tiempo para encontrar los oradores adecuados para el evento.
Asegúrese de que cada miembro del comité tenga tareas específicas que lograr. Cada tarea debe priorizarse y establecer una fecha de entrega. La planificación de la conferencia a menudo implica organizar tareas en una secuencia lógica, de modo que los elementos de acción que deben hacerse antes de que se aborden otros elementos se completen a tiempo. Con EACH Miembro del comité responsable de un conjunto específico de elementos para completar antes de la próxima reunión, hay menos posibilidades de sentirse abrumado por las tareas como fechas para el enfoque del evento.
Siempre obtenga compromisos por escrito. Desea una verificación escrita del hotel para que sus asistentes obtengan una tarifa diaria específica mientras asisten al evento. También obtenga información documentada y detallada sobre lo que el hotel proporcionará en la forma de salas de conferencias y salas de ensamblaje para discursos, cenas y clases ofrecidas durante la conferencia. Lo mismo es cierto para las tarifas aéreas o ferroviarias especiales que asegure para los asistentes. Esto no solo le dará tranquilidad, sino que también hace que sea mucho más fácil revisar el progreso que se ha realizado en cada una de las reuniones del comité de planificación y mantener una imagen precisa de lo que queda por hacer.
Proporcione expositores para el evento con instrucciones y pautas detalladas de antemano. Prepare un esquema simple que indique dónde EACH Booth de exhibición se puede establecer en una sala de conferencia o exhibición, junto con información sobre dónde enviar los materiales de la cabina con anticipación y dónde recogerlos el día que llegan para establecer la exposición. Esto salvará a todos, incluido el Comité de Planificación de la Conferencia, muchos dolores de cabeza en la víspera del evento.
Un consejo final con la planificación de la conferencia es esperar lo inesperado. No importa cuán completamente planifique el evento de su comité, siempre habrá algún tipo de hipo. Un altavoz se enfermará y tendrá que retroceder, o el hotel accidentalmente reservará una de las habitaciones de banquetes. Aproveche la experiencia colectiva de su comité para identificar algunos de los problemas más comunes de última hora que podrían surgir, y decidir de antemano cómo manejarlos de manera efectiva.
Cuando la planificación de la conferencia se realiza de manera eficiente, es relativamente fácil para una organización organizar una conferencia e igualmente fácil para las partes interesadas asistir a una conferencia. Tu objetivo yos realmente doble en la naturaleza. Desea que el flujo de la conferencia sea lo más parecido posible. Al mismo tiempo, también debe asegurarse de que cualquier problema imprevisto pueda abordarse de manera rápida y efectiva. Al planificar con anticipación, delegar tareas a un comité capaz y procesar elementos de acción de manera lógica, seguramente mantendrá el proceso de planificación de la conferencia manejable y, en última instancia, es muy exitoso.