¿Cuáles son los mejores consejos para la planificación de conferencias?
Planear una conferencia de negocios no es algo que sucede de la noche a la mañana. Hay lugares para reservar, patrocinadores para reunirse y oradores para participar. También hay pequeños detalles, como dónde se hospedarán los asistentes mientras estén en la ciudad, qué comidas se proporcionan y un mundo de otros asuntos que deben abordarse para que la conferencia sea un éxito. Si está a punto de participar en la tarea de planificar conferencias, aquí hay algunas cosas a tener en cuenta.
Primero, nunca asuma que puede manejar todos los detalles usted mismo. De hecho, es muy probable que no pueda hacer una lista completa de todo lo que debe organizarse sin ayuda. Por esta razón, su primera tarea como planificador de conferencias debe ser reunir un comité de planificación. Por lo general, un grupo de cinco a seis personas es suficiente para organizar una conferencia anual para entre cien y quinientos asistentes. Es mucho más probable que el comité en su conjunto cubra todas las bases y permita abordar con anticipación todos los aspectos clave de la reunión.
Además de organizar su comité, es extremadamente importante comenzar a hacer los preparativos lo antes posible. Realmente no importa si la conferencia de negocios está a ocho meses de distancia. Los expertos en planificación de conferencias a menudo comienzan a trabajar en un próximo evento con diez a once meses de anticipación. Como beneficio, tendrá más tiempo para comparar los precios en varios lugares de conferencias, investigar y negociar mejores tarifas de hotel para los asistentes, y también tendrá más tiempo para encontrar los oradores adecuados para el evento.
Asegúrese de que cada miembro del comité tenga tareas específicas que cumplir. Cada tarea debe priorizarse y establecerse una fecha de entrega. La planificación de la conferencia a menudo implica organizar las tareas en una secuencia lógica, de modo que los elementos de acción que deben realizarse antes de que se aborden otros elementos se completen a tiempo. Con cada miembro del comité responsable de un conjunto específico de elementos para completar antes de la próxima reunión, hay menos posibilidades de verse abrumado por las tareas a medida que se acercan las fechas para el evento.
Siempre obtenga compromisos por escrito. Desea una verificación por escrito del hotel de que sus asistentes obtendrán una tarifa diaria específica mientras asisten al evento. También obtenga información documentada y detallada sobre lo que proporcionará el hotel en cuanto a salas de conferencias y salones de reuniones para discursos, cenas y clases ofrecidas durante la conferencia. Lo mismo es cierto para cualquier tarifa aérea o ferroviaria especial que asegure para los asistentes. Esto no solo le dará tranquilidad, sino que también hará que sea mucho más fácil revisar el progreso realizado en cada una de las reuniones del comité de planificación y mantener una imagen precisa de lo que queda por hacer.
Proporcione a los expositores del evento instrucciones detalladas y pautas por adelantado. Prepare un esquema simple que indique dónde se puede configurar cada stand de exhibición en una conferencia o sala de exposiciones, junto con información sobre dónde enviar los materiales del stand con anticipación y dónde recogerlos el día de su llegada para organizar la exposición. Esto ahorrará a todos, incluido el comité de planificación de la conferencia, muchos dolores de cabeza en la víspera del evento.
Un último consejo con la planificación de la conferencia es esperar lo inesperado. No importa cuán minuciosamente su comité planifique el evento, siempre habrá algún tipo de hipo. Un orador se enfermará y tendrá que retroceder, o el hotel sobrevendrá accidentalmente una de las salas de banquetes. Aproveche la experiencia colectiva de su comité para identificar algunos de los problemas de último momento más comunes que puedan surgir, y decida de antemano cómo manejarlos de manera efectiva.
Cuando la planificación de la conferencia se realiza de manera eficiente, es relativamente fácil para una organización organizar una conferencia e igualmente fácil para las partes interesadas asistir a una conferencia. Su objetivo es realmente doble en la naturaleza. Desea que el flujo de la conferencia sea lo más parejo posible. Al mismo tiempo, también debe asegurarse de que cualquier problema imprevisto pueda abordarse de manera rápida y efectiva. Al planificar con anticipación, delegar tareas a un comité competente y procesar elementos de acción de manera lógica, está seguro de mantener el proceso de planificación de la conferencia manejable y, en última instancia, muy exitoso.