Vilka är de bästa tipsna för konferensplanering?
Att planera en företagskonferens är inte något som händer över en natt. Det finns platser att boka, sponsorer att samla på och talare att engagera. Det finns också små detaljer såsom var deltagare kommer att stanna medan de är i stan, vilka måltider som tillhandahålls och en värld av andra frågor som måste tas upp för att konferensen ska bli en framgång. Om du håller på att delta i uppgiften att konferera planering, här är några saker att tänka på.
För det första antar du aldrig att du kan hantera alla detaljer själv. Det är faktiskt mycket troligt att du inte kommer att kunna göra en komplett lista över allt som måste ordnas utan någon hjälp. Av den anledningen bör din första uppgift som konferensplanerare vara att sammansätta en planeringskommitté. Vanligtvis räcker en grupp med fem till sex individer för att sammansätta en årlig konferens för var som helst mellan hundra till femhundra deltagare. Kommittén som helhet kommer mycket mer benägna att täcka alla baser och göra det möjligt att ta itu med alla viktiga aspekter av samlingen i god tid.
Tillsammans med att sätta ihop ditt utskott är det oerhört viktigt att börja förbereda så snart som möjligt. Det spelar ingen roll om affärskonferensen är åtta månader borta. Experter på konferensplanering börjar ofta arbeta med ett kommande evenemang tio till elva månader i förväg. Som en fördel kommer du att få mer tid att jämföra priser på olika konferensplatser, utforska och förhandla fram bättre hotellpriser för deltagare, och också ha mer tid att hitta rätt talare för evenemanget.
Se till att varje ledamot i kommittén har specifika uppgifter att utföra. Varje uppgift ska prioriteras och ha ett leveransdatum. Konferensplanering innebär ofta att arrangera uppgifter i en logisk sekvens, så att åtgärdsobjekt som måste göras innan andra objekt adresseras blir klara. Med varje medlem av utskottet som ansvarar för en specifik uppsättning saker som ska slutföras före nästa möte, finns det mindre chans att bli överväldigad med uppgifter när datumen för evenemanget närmar sig.
Få alltid åtaganden skriftligen. Du vill ha en skriftlig verifiering från hotellet att dina deltagare kommer att få en specifik dagskurs vid deltagande i evenemanget. Få också dokumenterad och detaljerad information om vad hotellet kommer att ge i vägen för konferensrum och mötesrum för tal, middagar och klasser som erbjuds under konferensen. Detsamma gäller för alla speciella flyg- eller järnvägspriser som du säkerställer för deltagarna. Detta kommer inte bara att ge dig trygghet, det gör det också mycket lättare att granska de framsteg som har gjorts vid varje planeringskommittémöten och upprätthålla en korrekt bild av vad som återstår att göra.
Förse utställare för evenemanget med detaljerade instruktioner och riktlinjer i förväg. Förbered ett enkelt schema som anger var varje utställningsbås kan sättas upp på en konferens- eller utställningshall, tillsammans med information om var du ska skicka båsmaterialet i förväg och var du kan hämta dem den dagen de anländer för att ställa ut utställningen. Detta sparar alla, inklusive konferensplaneringskommittén, mycket huvudvärk inför evenemanget.
Ett sista tips med konferensplanering är att förvänta sig det oväntade. Oavsett hur noggrant din kommitté planerar händelsen kommer det alltid att finnas någon typ av hicka. En högtalare kommer att bli sjuk och måste backa ut, annars kommer hotellet av misstag att boka över ett av bankettrummen. Utnyttja den gemensamma erfarenheten från ditt utskott för att identifiera några av de vanligaste sista minuten-frågorna som kan uppstå och bestäm i förväg hur du ska hantera dem effektivt.
När konferensplaneringen görs effektivt är det relativt enkelt för en organisation att vara värd för en konferens och lika lätt för intresserade att delta på en konferens. Ditt mål är verkligen tvåfaldigt. Du vill att konferensflödet ska vara så jämnt som möjligt. Samtidigt vill du också se till att eventuella oförutsedda problem kan hanteras snabbt och effektivt. Genom att planera framåt, delegera uppgifter till en kapabel kommitté och behandla åtgärdsobjekt på ett logiskt sätt är du säker på att hålla konferensplaneringsprocessen hanterbar och i slutändan mycket framgångsrik.