会議計画のための最良のヒントは何ですか？

ビジネス会議を計画することは、一晩で起こることではありません。 予約する会場、集まるスポンサー、および参加するスピーカーがあります。 参加者が町に滞在する場所、食事の種類、会議が成功するために対処しなければならないその他の問題など、詳細もほとんどありません。 会議計画のタスクに従事しようとしている場合は、次の点に留意してください。

まず、すべての詳細を自分で処理できると思い込まないでください。 実際、何らかの支援がなければ手配する必要のあるすべての完全なリストを作成できない可能性が高くなります。 このため、会議のプランナーとしての最初のタスクは、計画委員会を編成することです。 通常、5〜6人のグループで、100〜500人の参加者の年次会議をまとめるのに十分です。 委員会全体としては、すべての基盤を網羅し、集会のあらゆる重要な側面に十分に事前に対処できるようにする可能性がはるかに高くなります。

委員会をまとめるとともに、できるだけ早く準備を始めることが非常に重要です。 ビジネス会議が8か月先にあるかどうかは、実際には関係ありません。 会議計画の専門家は、多くの場合、10〜11か月前に予定されているイベントの作業を開始します。 利点として、さまざまな会議会場で価格を比較したり、出席者のより良いホテル料金を調査および交渉したり、イベントに適したスピーカーを見つけるための時間を確保したりできます。

委員会の各メンバーが達成すべき特定のタスクを持っていることを確認してください。 各タスクには優先順位を付け、納期を設定する必要があります。 会議の計画には、多くの場合、論理的な順序でタスクを配置する必要があります。そのため、他の項目に対処する前に実行する必要のあるアクション項目が時間通りに完了します。 委員会の各メンバーは、次の会議の前に完了する特定の項目のセットを担当するため、イベントの日付が近づくにつれてタスクに圧倒される可能性が低くなります。

常に書面でコミットメントを取得します。 出席者がイベントに参加している間、特定の1日のレートを取得できることをホテルから書面で確認したい場合 また、会議中に行われるスピーチ、ディナー、クラスのために、会議室や集会室でホテルが提供するものに関する文書化された詳細な情報も入手してください。 出席者のために確保する特別な航空料金や鉄道料金についても同様です。 これにより、安心感が得られるだけでなく、各計画委員会の会議で行われた進捗状況を確認し、今後の予定を正確に把握することがはるかに容易になります。

事前に詳細な指示とガイドラインをイベントの出展者に提供してください。 会議または展示ホールの各展示ブースの設置場所を示す簡単な概略図を準備します。また、ブース材料を事前に発送する場所と、展示をセットアップするために到着日に到着する場所についての情報も用意します。 これにより、会議の計画委員会を含むすべての人が、イベントの前夜の頭痛の種を大幅に減らすことができます。

会議計画の最後のヒントの1つは、予期しないことを期待することです。 委員会がイベントをどれだけ綿密に計画しても、常に何らかのタイプのしゃっくりがあります。 発言者が病気になって退場しなければならないか、ホテルが誤って宴会場の1つをオーバーブッキングします。 委員会の集合的な経験を活用して、発生する可能性がある最も一般的な土壇場の問題を特定し、それらを効果的に処理する方法を事前に決定します。

会議の計画が効率的に行われると、組織は会議を比較的簡単に開催でき、利害関係者も会議に簡単に参加できます。 あなたの目標は、本質的に2倍です。 会議の流れを可能な限り均等にする必要があります。 同時に、予期しない問題に迅速かつ効果的に対処できるようにすることも必要です。 事前に計画し、タスクを有能な委員会に委任し、アクションアイテムを論理的な方法で処理することにより、会議の計画プロセスを管理しやすく、最終的に非常に成功させることができます。