Quels sont les meilleurs conseils pour la planification de conférence?
La planification d'une conférence d'affaires ne se fait pas du jour au lendemain. Il y a des endroits pour réserver, des sponsors pour rassembler et des conférenciers pour engager. Il y a également quelques détails, tels que le lieu où les participants resteront en ville, les repas fournis et de nombreuses autres questions à prendre en compte pour que la conférence soit un succès. Si vous êtes sur le point de vous engager dans la planification des conférences, gardez à l’esprit les points suivants.
Premièrement, ne supposez jamais que vous pouvez gérer vous-même tous les détails. En fait, il est fort probable que vous ne pourrez pas dresser une liste complète de tout ce qui doit être arrangé sans aide. Pour cette raison, votre première tâche en tant que planificateur de conférence devrait être de constituer un comité de planification. Habituellement, un groupe de cinq à six personnes suffit pour organiser une conférence annuelle réunissant entre cent et cinq cents participants. Le comité dans son ensemble est beaucoup plus susceptible de couvrir toutes les bases et de permettre d'aborder chaque aspect clé de la réunion bien à l'avance.
En plus de constituer votre comité, il est extrêmement important de commencer les préparatifs dès que possible. Peu importe si la conférence d’affaires aura lieu dans huit mois. Les experts en planification de conférence commencent souvent à travailler sur un événement à venir dix à onze mois à l'avance. En tant qu'avantage, vous aurez plus de temps pour comparer les prix dans divers lieux de conférence, rechercher et négocier de meilleurs tarifs d'hôtel pour les participants et disposer de plus de temps pour trouver les conférenciers appropriés pour l'événement.
Assurez-vous que chaque membre du comité a des tâches spécifiques à accomplir. Chaque tâche doit être priorisée et une date de livraison fixée. La planification de la conférence implique souvent l'organisation des tâches dans un ordre logique, de sorte que les actions à effectuer avant que les autres éléments soient traités soient terminées à temps. Chaque membre du comité responsable d'un ensemble d'éléments à terminer avant la prochaine réunion a moins de chances d'être submergé par des tâches à l'approche de la date de l'événement.
Obtenez toujours des engagements par écrit. Vous souhaitez que l'hôtel vérifie par écrit que vos participants bénéficieront d'un tarif journalier spécifique pendant leur participation à l'événement. Obtenez également des informations documentées et détaillées sur ce que l'hôtel fournira en matière de salles de conférence et de salles de réunion pour les discours, les dîners et les cours proposés pendant la conférence. Il en va de même pour tous les tarifs aériens ou ferroviaires spéciaux que vous garantissez pour les participants. Cela vous donnera non seulement la tranquillité d'esprit, mais facilitera également l'examen des progrès réalisés à chacune des réunions du comité de planification et vous permettra de garder une image précise de ce qui reste à faire.
Fournissez aux exposants pour l'événement des instructions détaillées et des directives à l'avance. Préparez un schéma simple qui indique où chaque stand d’exposition peut être installé dans une salle de conférence ou d’exposition, ainsi que des informations sur le lieu d’expédition préalable du matériel du stand et sur le lieu de prise en charge le jour de l’arrivée. Cela évitera à tous, y compris au comité de planification de la conférence, beaucoup de maux de tête à la veille de l'événement.
Un dernier conseil en matière de planification de conférence est de s’attendre à des imprévus. Quelle que soit la minutie avec laquelle votre comité planifie l'événement, il y aura toujours une sorte de hoquet. Un orateur tombera malade et devra se retirer, ou l’hôtel risque de surcharger une des salles de banquet. Tirez parti de l’expérience collective de votre comité pour identifier les problèmes les plus courants qui pourraient survenir à la dernière minute et décider à l’avance de la manière de les traiter efficacement.
Lorsque la planification de la conférence est effectuée efficacement, il est relativement facile pour une organisation d’accueillir une conférence et tout aussi facile pour les parties intéressées d’assister à une conférence. Votre objectif est vraiment double dans la nature. Vous voulez que le déroulement de la conférence soit aussi uniforme que possible. Dans le même temps, vous voulez également vous assurer que tous les problèmes imprévus peuvent être résolus rapidement et efficacement. En planifiant à l'avance, en déléguant des tâches à un comité compétent et en traitant les actions de manière logique, vous êtes certain de garder le processus de planification de la conférence gérable et au final très réussi.