회의 계획을위한 최상의 팁은 무엇입니까?

비즈니스 컨퍼런스를 계획하는 것은 하룻밤 사이에 일어나는 일이 아닙니다. 예약 장소, 모이는 스폰서 및 참여할 연설자가 있습니다. 참석자들이 도시에 머무르는 동안 머무를 곳, 식사가 제공되는 것, 컨퍼런스가 성공하기 위해서는 해결해야 할 다른 문제들과 같은 세부 사항도 거의 없습니다. 회의 계획 작업에 참여하려는 경우 다음 사항에 유의하십시오.

먼저, 모든 세부 사항을 직접 처리 할 수 ​​있다고 가정하지 마십시오. 실제로, 당신은 약간의 도움없이 준비되어야 할 모든 것의 전체 목록을 만들 수 없을 가능성이 높습니다. 이러한 이유로 회의 계획자로서의 첫 번째 임무는 계획위원회를 구성하는 것입니다. 일반적으로 5-6 명으로 구성된 그룹으로 수백에서 500 명의 참석자를위한 연례 회의를 개최하기에 충분합니다. 위원회는 전체적으로 모든 기반을 다룰 가능성이 훨씬 높으며 모임의 모든 주요 측면을 미리 해결할 수 있습니다.

위원회를 구성하는 동시에 가능한 빨리 준비를 시작하는 것이 매우 중요합니다. 비즈니스 회의가 8 개월 남았는지 여부는 중요하지 않습니다. 회의 계획 전문가는 종종 10 ~ 11 개월 전에 예정된 행사에 대한 작업을 시작합니다. 혜택으로, 당신은 다양한 회의 장소에서 가격을 비교하고, 참석자에 대한 더 나은 호텔 요금을 조사하고 협상하며, 행사에 적합한 연설자를 찾을 시간이 더 있습니다.

위원회의 각 구성원이 수행해야 할 특정 작업이 있는지 확인하십시오. 각 작업의 우선 순위를 정하고 배달 날짜를 정해야합니다. 회의 계획에는 종종 논리적 순서로 작업을 정렬하는 작업이 포함되므로 다른 항목을 처리하기 전에 수행해야하는 작업 항목이 정시에 완료됩니다. 다음 회의 전에위원회의 각 구성원이 특정 항목을 완료해야 할 책임이 있으므로 이벤트가 진행되는 날짜와 같은 과제에 압도 당할 가능성이 줄어 듭니다.

항상 서면으로 약속하십시오. 행사에 참석하는 동안 참석자가 특정 일일 요금을받을 것임을 호텔의 서면 확인을 원합니다. 또한 컨퍼런스 중에 제공되는 연설, 저녁 식사 및 수업을 위해 회의실 및 회의장에서 호텔이 제공 할 내용에 대한 문서화 및 자세한 정보를 얻을 수 있습니다. 참석자를 위해 확보 한 특별 항공 또는 철도 요금에 대해서도 마찬가지입니다. 이를 통해 안심할 수있을뿐만 아니라 각 계획위원회 회의에서 진행된 진행 상황을 훨씬 쉽게 검토하고 수행해야 할 작업에 대한 정확한 그림을 유지할 수 있습니다.

행사 참가자들에게 사전에 자세한 지침과 지침을 제공하십시오. 회의 또는 전시장에서 각 전시 부스를 설치할 수있는 장소와 전시 부스 자료를 사전에 선적 할 장소 및 도착 일에 수령 할 장소에 대한 정보를 나타내는 간단한 회로도를 준비하십시오. 이를 통해 회의 계획위원회를 포함한 모든 사람이 이벤트 전날 많은 두통을 겪을 수 있습니다.

회의 계획의 마지막 팁은 예상치 못한 결과를 예상하는 것입니다. 위원회가 행사를 얼마나 철저히 계획하든 항상 딸꾹질이있을 것입니다. 스피커가 아파서 물러나거나 호텔이 실수로 연회장 중 하나를 초과 예약합니다. 위원회의 집단적 경험을 바탕으로 발생할 수있는 가장 일반적인 마지막 문제를 파악하고 효과적으로 처리하는 방법을 미리 결정하십시오.

회의 계획이 효율적으로 수행되면 조직이 회의를 주최하는 것이 상대적으로 쉽고 이해 당사자가 회의에 참석하기도 쉽습니다. 당신의 목표는 실제로 두 가지입니다. 회의 흐름이 가능한 한 균일 해지기를 원합니다. 동시에, 예상치 못한 문제가 신속하고 효과적으로 해결 될 수 있도록하려고합니다. 미리 계획하고, 유능한위원회에 작업을 위임하고, 논리적으로 작업 항목을 처리함으로써 회의 계획 프로세스를 관리 가능하고 궁극적으로 매우 성공적으로 유지할 수 있습니다.