Jaké jsou nejlepší tipy pro plánování konference?
Plánování obchodní konference není něco, co se děje přes noc. Existují místa pro rezervace, sponzoři se shromažďují a řečníci se zapojují. Existuje také málo podrobností, například o tom, kde budou účastníci pobývat ve městě, jaká jídla jsou poskytována, a ve světě dalších záležitostí, které musí být řešeny, má-li být konference úspěšná. Pokud se chystáte zapojit do plánování konferencí, je třeba mít na paměti několik věcí.
Za prvé, nikdy nepředpokládejte, že zvládnete všechny podrobnosti sami. Ve skutečnosti je vysoce pravděpodobné, že nebudete schopni vytvořit úplný seznam všeho, co je třeba zařídit bez pomoci. Z tohoto důvodu by vaším prvním úkolem jako plánovače konference mělo být sestavení plánovací komise. Obvykle postačuje skupina pěti až šesti osob, aby uspořádala výroční konferenci pro stovky až pět set účastníků. Výbor jako celek je mnohem pravděpodobnější, že pokryje všechny základny a umožní včasně oslovit všechny klíčové aspekty shromáždění.
Spolu se sestavením vašeho výboru je nesmírně důležité začít s přípravami co nejdříve. Nezáleží na tom, zda je obchodní konference vzdálená osm měsíců. Odborníci na plánování konferencí často začínají pracovat na nadcházející akci deset až jedenáct měsíců předem. Výhodou je, že budete mít více času na srovnání cen na různých konferenčních místech, prozkoumání a vyjednávání lepších hotelových sazeb pro účastníky a také více času na nalezení správných řečníků pro danou akci.
Ujistěte se, že každý člen komise má specifické úkoly, které musí splnit. Každý úkol by měl mít prioritu a měl by být stanoven termín dodání. Plánování konference často zahrnuje uspořádání úkolů v logické posloupnosti, takže položky akcí, které musí být provedeny před adresováním jiných položek, budou dokončeny včas. S každým členem výboru odpovědným za určitý soubor bodů, který má být dokončen před příští schůzí, je menší šance, že budou ohromeni úkoly, které se týkají termínů pro přístup k události.
Vždy dostávejte závazky písemně. Chcete od hotelu písemné ověření, že vaši účastníci obdrží při účasti na akci konkrétní denní sazbu. Získejte také zdokumentované a podrobné informace o tom, co hotel poskytne ve formě konferenčních sálů a sálů pro projevy, večeře a kurzy nabízené během konference. Totéž platí pro všechny zvláštní letecké nebo železniční sazby, které zajistíte pro účastníky. Nejenže vám to poskytne klid, ale také mnohem jednodušší přezkoumat pokrok, kterého bylo dosaženo na každém zasedání plánovacího výboru, a udržovat přesný obrázek o tom, co zbývá ještě udělat.
Poskytněte vystavovatelům akce předem podrobné pokyny a pokyny. Připravte si jednoduché schéma, které uvádí, kde lze každý výstavní stánek zřídit na konferenci nebo výstavním sále, spolu s informacemi o tom, kam mají být materiály stánku odeslány předem a kde je vyzvednout v den, kdy dorazí k výstavě. To ušetří všem, včetně výboru pro plánování konference, hodně bolesti hlavy v předvečer akce.
Jedním z posledních tipů s plánováním konference je očekávat neočekávané. Bez ohledu na to, jak důkladně vaše komise plánuje akci, vždy bude existovat nějaký druh škytání. Reproduktor onemocní a bude muset ustoupit, nebo hotel náhodně přepíše jednu z banketových místností. Využijte kolektivní zkušenosti vašeho výboru a identifikujte některé z nejběžnějších problémů na poslední chvíli, které by se mohly objevit, a předem se rozhodněte, jak je efektivně řešit.
Když je plánování konference prováděno efektivně, je pro organizaci relativně snadné uspořádat konferenci a stejně tak je pro zúčastněné strany snadné zúčastnit se konference. Váš cíl je opravdu dvojí povahy. Chcete, aby byl průběh konference co nejrovnoměrnější. Zároveň se chcete ujistit, že všechny nepředvídané problémy lze rychle a efektivně vyřešit. Plánováním dopředu, delegováním úkolů na schopný výbor a logickým zpracováním položek akce zajistíte, aby byl proces plánování konference zvládnutelný a nakonec velmi úspěšný.