Was sind die besten Tipps für die Konferenzplanung?
Die Planung einer Geschäftskonferenz geschieht nicht über Nacht. Es gibt Veranstaltungsorte zu buchen, Sponsoren zu sammeln und Redner zu engagieren. Es gibt auch kleine Details wie die Aufenthaltsorte der Teilnehmer in der Stadt, die Verpflegung und eine Vielzahl anderer Aspekte, die für einen erfolgreichen Verlauf der Konferenz berücksichtigt werden müssen. Wenn Sie sich mit der Planung von Konferenzen befassen möchten, sollten Sie Folgendes beachten.
Nehmen Sie zunächst einmal nie an, dass Sie alle Details selbst handhaben können. In der Tat ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie nicht in der Lage sind, eine vollständige Liste aller Dinge zu erstellen, die ohne Hilfe arrangiert werden müssen. Aus diesem Grund sollte Ihre erste Aufgabe als Konferenzplaner darin bestehen, ein Planungskomitee zusammenzustellen. In der Regel reicht eine Gruppe von fünf bis sechs Personen aus, um eine jährliche Konferenz für hundert bis fünfhundert Teilnehmer zusammenzustellen. Es ist viel wahrscheinlicher, dass der Ausschuss als Ganzes alle Grundlagen abdeckt und es ermöglicht, jeden wichtigen Aspekt der Zusammenkunft frühzeitig zu behandeln.
Neben der Zusammenstellung Ihres Ausschusses ist es äußerst wichtig, die Vorbereitungen so bald wie möglich zu treffen. Es ist wirklich egal, ob die Geschäftskonferenz acht Monate entfernt ist. Experten für Konferenzplanung beginnen häufig zehn bis elf Monate im Voraus mit der Arbeit an einer bevorstehenden Veranstaltung. Sie haben mehr Zeit, um die Preise an verschiedenen Konferenzorten zu vergleichen, bessere Hotelpreise für die Teilnehmer zu ermitteln und zu verhandeln und haben mehr Zeit, die richtigen Redner für die Veranstaltung zu finden.
Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Ausschusses bestimmte Aufgaben zu erfüllen hat. Jede Aufgabe sollte priorisiert und ein Liefertermin festgelegt werden. Bei der Konferenzplanung werden Aufgaben häufig in einer logischen Reihenfolge angeordnet, damit die Aktionselemente, die ausgeführt werden müssen, bevor andere Elemente angesprochen werden, rechtzeitig ausgeführt werden. Da jedes Mitglied des Ausschusses für eine bestimmte Reihe von Punkten verantwortlich ist, die vor der nächsten Sitzung zu erledigen sind, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass es mit Aufgaben überfordert ist, da die Termine für den Veranstaltungsansatz liegen.
Zusagen immer schriftlich einholen. Sie möchten eine schriftliche Bestätigung des Hotels, dass Ihre Teilnehmer während der Teilnahme an der Veranstaltung einen bestimmten Tagessatz erhalten. Erhalten Sie auch dokumentierte und detaillierte Informationen darüber, was das Hotel in Bezug auf Konferenzräume und Versammlungsräume für Reden, Abendessen und Kurse während der Konferenz bieten wird. Gleiches gilt für spezielle Flug- oder Bahntarife, die Sie für die Teilnehmer sichern. Dies gibt Ihnen nicht nur die Gewissheit, sondern erleichtert auch die Überprüfung der Fortschritte, die bei den einzelnen Sitzungen des Planungsausschusses erzielt wurden, und gibt Ihnen einen genauen Überblick darüber, was noch zu tun ist.
Stellen Sie den Ausstellern vorab detaillierte Anweisungen und Richtlinien zur Verfügung. Erstellen Sie ein einfaches Schema, in dem angegeben ist, wo jeder Messestand in einer Konferenz oder einem Ausstellungssaal aufgestellt werden kann, und geben Sie an, wo die Standmaterialien im Voraus versendet und am Tag ihrer Ankunft abgeholt werden müssen, um die Ausstellung einzurichten. Dies erspart allen, einschließlich des Konferenzplanungskomitees, am Vorabend der Veranstaltung viel Kopfzerbrechen.
Ein letzter Tipp bei der Konferenzplanung ist, mit dem Unerwarteten zu rechnen. Egal wie gründlich Ihr Komitee die Veranstaltung plant, es wird immer eine Art Schluckauf geben. Ein Sprecher wird krank und muss aussteigen, oder das Hotel bucht versehentlich einen der Banketträume über. Nutzen Sie die gesammelten Erfahrungen Ihres Ausschusses, um einige der häufigsten Probleme in letzter Minute zu identifizieren und im Voraus zu entscheiden, wie Sie diese wirksam angehen können.
Wenn die Konferenzplanung effizient durchgeführt wird, ist es für eine Organisation relativ einfach, eine Konferenz abzuhalten, und für interessierte Parteien ist es ebenso einfach, an einer Konferenz teilzunehmen. Ihr Ziel ist in der Natur wirklich zweifach. Sie möchten einen möglichst gleichmäßigen Ablauf der Konferenz. Gleichzeitig möchten Sie sicherstellen, dass unvorhergesehene Probleme schnell und effektiv behoben werden können. Durch vorausschauendes Planen, Delegieren von Aufgaben an ein fähiges Komitee und logisches Verarbeiten von Aktionselementen können Sie sicher sein, dass der Planungsprozess für die Konferenz überschaubar und letztendlich sehr erfolgreich bleibt.