Was sind die besten Tipps für die Konferenzplanung?
Planung einer Business -Konferenz ist nicht über Nacht. Es gibt Veranstaltungsorte zum Buch, Sponsoren und Sprecher, die sich engagieren können. Es gibt auch kleine Details, beispielsweise wenn die Teilnehmer in der Stadt bleiben, welche Mahlzeiten zur Verfügung stehen, und eine Welt anderer Angelegenheiten, die angegangen werden müssen, wenn die Konferenz ein Erfolg sein soll. Wenn Sie sich an der Aufgabe der Konferenzplanung einlassen möchten, sollten Sie hier einige Dinge berücksichtigen. Tatsächlich ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie keine vollständige Liste von allem erstellen können, was ohne Hilfe angeordnet werden muss. Aus diesem Grund sollte Ihre erste Aufgabe als Konferenzplaner darin bestehen, ein Planungsausschuss zusammenzustellen. Normalerweise reicht eine Gruppe von fünf bis sechs Personen aus, um eine Jahreskonferenz für irgendwo zwischen hundert bis fünfhundert Teilnehmern zusammenzustellen. Das gesamte Komitee deckt viel eher alle Basen ab und ermöglicht es, es zu ermöglicheno Sprechen Sie jeden wichtigen Aspekt der Versammlung im Voraus an.
Zusammen mit dem Zusammenstellen Ihres Komitees ist es äußerst wichtig, so bald wie möglich Vorbereitungen zu treffen. Es spielt wirklich keine Rolle, ob die Geschäftskonferenz acht Monate entfernt ist. Experten für die Planung von Konferenzen beginnen häufig mit der Arbeit an einer kommenden Veranstaltung zehn bis elf Monate im Voraus. Zum Vorteil haben Sie mehr Zeit, um die Preisgestaltung an verschiedenen Konferenzorten zu vergleichen, bessere Hotelpreise für Teilnehmer zu untersuchen und zu verhandeln und mehr Zeit zu haben, um die richtigen Redner für die Veranstaltung zu finden.
Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Ausschusses bestimmte Aufgaben erledigt. Jede Aufgabe sollte priorisiert werden und ein Liefertermin festlegen. Die Konferenzplanung beinhaltet häufig das Anordnen von Aufgaben in einer logischen Reihenfolge, so dass Aktionselemente, die vor anderen Elementen ausgeführt werden müssen, rechtzeitig abgeschlossen werden. Mit eaCH -Mitglied des Ausschusses, der für eine bestimmte Reihe von Elementen verantwortlich ist, die vor der nächsten Sitzung abgeschlossen sind, besteht weniger die Chance, von Aufgaben als Daten für den Ereignisansatz überwältigt zu werden.
Erhalten Sie immer Verpflichtungen schriftlich. Sie möchten eine schriftliche Überprüfung des Hotels, dass Ihre Teilnehmer während der Teilnahme an der Veranstaltung einen bestimmten täglichen Preis erhalten. Erhalten Sie auch dokumentierte und detaillierte Informationen darüber, was das Hotel in Bezug auf Konferenzräume und Montagehallen für Reden, Abendessen und Kurse, die während der Konferenz angeboten werden, zur Verfügung stellen. Gleiches gilt für alle speziellen Luft- oder Schienenpreise, die Sie für die Teilnehmer sichern. Dies wird Ihnen nicht nur beruhigt sein, sondern auch viel einfacher, die Fortschritte zu überprüfen, die bei jedem der Sitzungen des Planungsausschusses erzielt wurden, und ein genaues Bild davon beizubehalten, was noch zu tun ist.
Stellen Sie Aussteller für die Veranstaltung im Voraus detaillierte Anweisungen und Richtlinien zur Verfügung. Bereiten Sie ein einfaches Schema vor, der angibt, wo EACH Ausstellungsstand kann in einer Konferenz- oder Ausstellungshalle eingerichtet werden, zusammen mit Informationen, wo die Standmaterialien im Voraus versendet werden und wo sie an dem Tag abgeholt werden sollen, an dem sie ankommen, um die Ausstellung einzurichten. Dies rettet alle, einschließlich des Konferenzplanungskomitees, viele Kopfschmerzen am Vorabend der Veranstaltung.
Ein letzter Tipp mit der Konferenzplanung ist das Erwartung des Unerwarteten. Egal wie gründlich Ihr Komitee die Veranstaltung plant, es wird immer eine Art von Schluckauf geben. Ein Redner wird krank und muss sich zurückziehen, oder das Hotel wird versehentlich einen der Bankettzimmer überbuchen. Stützen Sie sich auf die kollektive Erfahrung Ihres Ausschusses, um einige der häufigsten Probleme in letzter Minute zu identifizieren, die auftreten könnten, und entscheiden Sie im Voraus, wie Sie sie effektiv umgehen können.
Wenn die Konferenzplanung effizient durchgeführt wird, ist es für eine Organisation relativ einfach, eine Konferenz zu veranstalten, und für interessierte Parteien gleichermaßen einfach, an einer Konferenz teilzunehmen. Dein Ziel ichs wirklich zweifach in der Natur. Sie möchten, dass der Fluss der Konferenz so gleichmäßig wie möglich ist. Gleichzeitig möchten Sie auch sicherstellen, dass unvorhergesehene Probleme schnell und effektiv angegangen werden können. Durch die Voraussetzung, das Delegieren von Aufgaben an ein fähiges Komitee und die logischen Bearbeitung von Aktionselementen können Sie den Konferenzplanungsprozess mit Sicherheit überschaubar und letztendlich sehr erfolgreich halten.