Hvad er de bedste tip til konferenceplanlægning?

Planlægning af en forretningskonference er ikke noget, der sker natten over. Der er steder at booke, sponsorer, der skal samles, og talere til at engagere sig. Der er også små detaljer, såsom hvor de deltagende opholder sig, mens de er i byen, hvilke måltider der er til rådighed, og en verden af ​​andre spørgsmål, der skal løses, hvis konferencen skal blive en succes. Hvis du skal til at deltage i konferencen planlægning, her er nogle ting, du skal huske på.

For det første må du aldrig antage, at du selv kan håndtere alle detaljer. Det er faktisk meget sandsynligt, at du ikke vil være i stand til at lave en komplet liste over alt, hvad der skal arrangeres uden nogen hjælp. Af denne grund bør din første opgave som konferenceplanlægger være at samle et planlægningsudvalg. Normalt er en gruppe på fem til seks personer tilstrækkelig til at sammensætte en årlig konference for overalt mellem hundrede til fem hundrede deltagere. Udvalget som helhed er meget mere sandsynligt, at det dækker alle baser og gør det muligt at behandle alle centrale aspekter af samlingen i god tid.

Sammen med at sammensætte dit udvalg er det ekstremt vigtigt at begynde at forberede sig så hurtigt som muligt. Det betyder virkelig ikke noget, om forretningskonferencen er otte måneder væk. Eksperter inden for konferenceplanlægning starter ofte arbejdet med en kommende begivenhed ti til elleve måneder i forvejen. Som en fordel har du mere tid til at sammenligne priser på forskellige konferencesteder, undersøge og forhandle bedre hotelpriser for deltagere, og du har også mere tid til at finde de rigtige talere til arrangementet.

Sørg for, at hvert medlem af udvalget har specifikke opgaver at udføre. Hver opgave skal prioriteres og fastlægges en leveringsdato. Konferenceplanlægning involverer ofte at arrangere opgaver i en logisk rækkefølge, så handlinger, der skal udføres, før andre ting adresseres, bliver afsluttet til tiden. Med hvert medlem af det udvalg, der er ansvarligt for et specifikt sæt af poster, der skal gennemføres inden det næste møde, er der mindre chance for at blive overvældet med opgaver, når datoer for arrangementet nærmer sig.

Få altid forpligtelser skriftligt. Du ønsker en skriftlig bekræftelse fra hotellet, at dine deltagere får en bestemt daglig sats, mens de deltager i begivenheden. Få også dokumenteret og detaljeret information om, hvad hotellet vil give i vejen for mødelokaler og forsamlingshaller til taler, middage og klasser, der tilbydes under konferencen. Det samme gælder for alle specielle luft- eller togpriser, du sikrer for deltagere. Dette vil ikke kun give dig ro i sindet, det gør det også meget lettere at gennemgå de fremskridt, der er gjort på hvert af planudvalgets møder, og opretholde et nøjagtigt billede af, hvad der endnu skal gøres.

Giv udstillere til begivenheden detaljerede instruktioner og retningslinjer på forhånd. Forbered et simpelt skema, der angiver, hvor hver udstillingsbås kan sættes op på en konference eller udstillingshall, sammen med information om, hvor boden skal sendes på forhånd, og hvor man kan hente dem den dag de ankommer for at oprette udstillingen. Dette vil spare alle, inklusive konferenceplanlægningsudvalget, en masse hovedpine før aftenen.

Et sidste tip med konferenceplanlægning er at forvente det uventede. Ligegyldigt hvor grundigt dit udvalg planlægger begivenheden, vil der altid være en form for hikke. En højttaler falder syg og er nødt til at gå ud, eller hotellet vil ved en fejltagelse overbooke et af bankets værelser. Træk på dit udvalgs samlede erfaring for at identificere nogle af de mest almindelige spørgsmål i sidste øjeblik, der kan opstå, og beslut på forhånd, hvordan du skal håndtere dem effektivt.

Når konferenceplanlægningen udføres effektivt, er det relativt let for en organisation at være vært for en konference og lige så let for interesserede at deltage i en konference. Dit mål er virkelig todelt i naturen. Du ønsker, at konferencestrømmen skal være så jævn som muligt. Samtidig vil du også sikre dig, at eventuelle uforudsete problemer kan løses hurtigt og effektivt. Ved at planlægge fremad, delegere opgaver til et dygtigt udvalg og behandle handlingsemner på en logisk måde er du sikker på at holde konferenceplanlægningsprocessen overskuelig og i sidste ende meget vellykket.