Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące planowania konferencji?
Planowanie konferencji biznesowej nie dzieje się z dnia na dzień. Są miejsca do rezerwacji, sponsorów do zebrania i mówców do zaangażowania. Istnieje również niewiele szczegółów, takich jak miejsce pobytu uczestników w mieście, jakie posiłki są zapewnione, oraz świat innych spraw, które należy rozwiązać, aby konferencja zakończyła się sukcesem. Jeśli masz zamiar zaangażować się w planowanie konferencji, oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać.
Po pierwsze, nigdy nie zakładaj, że sam poradzisz sobie ze wszystkimi szczegółami. W rzeczywistości jest bardzo prawdopodobne, że nie będziesz w stanie sporządzić pełnej listy wszystkiego, co trzeba załatwić bez pomocy. Z tego powodu Twoim pierwszym zadaniem jako planisty konferencji powinno być zebranie komitetu planistycznego. Zwykle grupa od pięciu do sześciu osób jest wystarczająca, aby zorganizować doroczną konferencję dla od stu do pięciuset uczestników. Komitet jako całość jest znacznie bardziej prawdopodobne, aby objąć wszystkie bazy i umożliwić zajęcie się każdym kluczowym aspektem spotkania z dużym wyprzedzeniem.
Oprócz zebrania komitetu niezwykle ważne jest, aby jak najszybciej rozpocząć przygotowania. Naprawdę nie ma znaczenia, czy konferencja biznesowa odbędzie się za osiem miesięcy. Eksperci w zakresie planowania konferencji często rozpoczynają prace nad nadchodzącym wydarzeniem z 10 do 11 miesięcy wcześniej. Jako korzyść, będziesz miał więcej czasu na porównanie cen w różnych salach konferencyjnych, badanie i negocjowanie lepszych stawek hotelowych dla uczestników, a także więcej czasu na znalezienie odpowiednich mówców na wydarzenie.
Upewnij się, że każdy członek komitetu ma określone zadania do wykonania. Każde zadanie powinno mieć priorytet i mieć ustaloną datę dostawy. Planowanie konferencji często polega na ustawianiu zadań w logicznej kolejności, tak aby elementy akcji, które należy wykonać, zanim inne elementy zostaną zaadresowane, zostaną wykonane na czas. Ponieważ każdy członek komisji odpowiedzialny za konkretny zestaw elementów do wypełnienia przed następnym spotkaniem ma mniejsze szanse na przytłoczenie się zadaniami jako terminami wydarzenia.
Zawsze otrzymuj zobowiązania na piśmie. Chcesz pisemnej weryfikacji z hotelu, że uczestnicy otrzymają określoną stawkę dzienną podczas uczestnictwa w wydarzeniu. Zdobądź także udokumentowane i szczegółowe informacje na temat tego, co zapewni hotel w postaci sal konferencyjnych i sal montażowych na przemówienia, kolacje i zajęcia oferowane podczas konferencji. To samo dotyczy wszelkich specjalnych stawek lotniczych lub kolejowych, które zabezpieczasz dla uczestników. Zapewni to nie tylko spokój ducha, ale również znacznie ułatwi przegląd postępów poczynionych na każdym posiedzeniu komitetu planistycznego i zachowanie dokładnego obrazu tego, co pozostaje do zrobienia.
Z wyprzedzeniem przekaż wystawcom wydarzenie szczegółowe instrukcje i wytyczne. Przygotuj prosty schemat wskazujący, gdzie każde stoisko wystawowe można ustawić w sali konferencyjnej lub wystawienniczej, wraz z informacją o tym, gdzie z wyprzedzeniem wysłać materiały na stoisko i gdzie je odebrać w dniu przyjazdu na wystawę. Pozwoli to zaoszczędzić wszystkim, w tym komitetowi planowania konferencji, wielu kłopotów w przeddzień wydarzenia.
Ostatnią wskazówką przy planowaniu konferencji jest oczekiwanie nieoczekiwanego. Bez względu na to, jak dokładnie twoja komisja planuje wydarzenie, zawsze będzie jakiś rodzaj czkawki. Głośnik zachoruje i będzie musiał się wycofać, albo hotel przypadkowo przepełni jedną z sal bankietowych. Skorzystaj ze wspólnych doświadczeń swojego komitetu, aby zidentyfikować niektóre z najczęstszych problemów z ostatniej chwili, które mogą się pojawić, i z góry zdecyduj, jak skutecznie sobie z nimi poradzić.
Gdy planowanie konferencji odbywa się skutecznie, organizacja może stosunkowo łatwo zorganizować konferencję, a zainteresowanym stronom równie łatwo uczestniczyć w konferencji. Twój cel ma naprawdę dwojaki charakter. Chcesz, aby przebieg konferencji był jak najbardziej równomierny. Jednocześnie chcesz mieć pewność, że wszelkie nieprzewidziane problemy można szybko i skutecznie rozwiązać. Planując z wyprzedzeniem, delegując zadania do kompetentnego komitetu i logicznie przetwarzając elementy działań, z pewnością utrzymasz proces planowania konferencji w zarządzaniu i ostatecznie odniesiesz sukces.