¿Cuáles son los diferentes métodos para organizar documentos?
Organizar documentos es un aspecto importante para administrar una casa u oficina eficiente. El papeleo importante puede convertirse en una carga cuando no se almacena adecuadamente, por lo que utilizar uno de los muchos métodos diferentes de organización puede ayudar a mantener un sistema de archivo funcionando sin problemas. Los sistemas de almacenamiento en papel y electrónico son los dos métodos más populares. Dentro de cada uno hay muchas oportunidades para organizarse por estándares alfabéticos o por importancia. Además, hay algunas reglas sobre cómo deshacerse de los documentos que ayudan a mantener cualquier sistema de organización de archivos a un nivel manejable.
El método más tradicional para organizar documentos es mediante el uso de carpetas físicas y archivadores. Este sistema de gestión de documentos permite almacenar grandes cantidades de documentos y documentos. Las carpetas gruesas de cartón se llenan de documentos y luego se colocan dentro de un archivador. La mayoría de los archivadores permiten que las carpetas cuelguen de un conjunto de rieles metálicos para un rápido movimiento y reorganización.
Una solución más moderna para mantener el papeleo seguro y continuamente disponible es mediante el uso de computadoras. Si los documentos se escanean y guardan en línea o se utiliza un software de organización, esto ayuda a reducir el desorden. La organización electrónica de documentos coloca una réplica digital de documentos importantes, ya sea en línea o en un disco duro, para que se pueda acceder rápidamente en cualquier momento posterior. Esto elimina la necesidad de almacenar archivos en papel, que pueden ocupar una gran cantidad de espacio en cualquier hogar u oficina.
No importa si los documentos se almacenan electrónicamente o en forma física, existen algunos métodos diferentes que pueden evitar que los archivos se conviertan en una confusión confusa. La clasificación alfabética de archivos electrónicos y físicos es una forma simple de organizar documentos que los hace disponibles para una recuperación rápida. Organizar archivos por categoría también es útil porque dividir las carpetas digitales y de papel en "Automóvil", "Casa", "Impuestos" y varias categorías de negocios aumenta la eficiencia. Otro método es dividir los archivos físicos por importancia, de modo que si los documentos deben eliminarse en caso de emergencia, las piezas más necesarias están disponibles rápidamente.
El descarte de archivos también es un excelente método para organizar documentos porque evita que tanto la colección de archivos electrónicos como los físicos ocupen demasiado espacio. Una regla general es que todos los documentos fiscales deben conservarse al menos tres años. Guarde documentos fiscales complicados, como información de auditoría y documentación por cuenta propia, durante seis años. Sin embargo, otros artículos deben conservarse para siempre, como tarjetas de seguro social, certificados de nacimiento y certificados de matrimonio.