¿Cuáles son los diferentes métodos para organizar documentos?
La organización de documentos es un aspecto importante de ejecutar un hogar u oficina eficiente. El papeleo importante puede convertirse en una carga cuando no se almacena correctamente, por lo que utilizar uno de los muchos métodos diferentes de organización puede ayudar a mantener un sistema de archivo funcionando sin problemas. Los sistemas de almacenamiento en papel y electrónicos son los dos métodos más populares. Dentro de cada uno hay muchas oportunidades para organizarse mediante estándares alfabéticos o por importancia. Además, hay algunas reglas sobre la eliminación de los documentos que ayudan a mantener cualquier sistema de organización de archivos en un nivel manejable.
El método más tradicional para organizar documentos es mediante el uso de carpetas físicas y archivadores. Este sistema de gestión de documentos permite almacenar grandes cantidades de documentos y documentos. Las carpetas gruesas de cartón están llenas de documentos y luego se colocan dentro de un archivador. La mayoría de los archivadores permiten que las carpetas cuelguen de un conjunto de rieles de metal para un movimiento rápido y reorganización.
un másLa solución moderna para mantener el papeleo seguro y continuamente disponible mediante el uso de computadoras. Ya sea que los documentos se escaneen y guarden en línea o se utilicen el software de organización, esto ayuda a reducir el desorden. La organización electrónica de los documentos coloca una réplica digital de documentos importantes en línea o en un disco duro para que se pueda acceder rápidamente en cualquier momento posterior. Esto elimina la necesidad de almacenar archivos en papel, que pueden ocupar una gran cantidad de espacio en cualquier hogar u oficina.
No importa si los documentos se almacenan electrónicamente o en forma física, hay algunos métodos diferentes que pueden evitar que los archivos se conviertan en un confuso confuso. La clasificación alfabética de los archivos electrónicos y físicos es una forma simple de organizar documentos que los pone a disposición para una recuperación rápida. Organizar archivos por categoría también es útil porque dividir las carpetas digitales y de papel en "automóvil", "casa", "impuesto",y varias categorías de negocios aumentan la eficiencia. Otro método es dividir los archivos físicos por importancia, por lo que si los documentos deben eliminarse en caso de emergencia, las piezas más necesarias están disponibles rápidamente.
Descartar archivos también es un gran método para organizar documentos porque evita que la recopilación de archivos electrónicos y físicos ocupe demasiado espacio. Una regla general es que todos los documentos fiscales deben mantenerse al menos tres años. Manténgase en documentos fiscales complicados, como información de auditoría y papeleo independiente, durante seis años. Sin embargo, otros artículos deben mantenerse para siempre, como tarjetas de seguridad social, certificados de nacimiento y certificados de matrimonio.