Quali sono i diversi metodi per organizzare i documenti?
Organizzazione dei documenti è un aspetto importante della gestione di una casa o di un ufficio efficienti. Le scartoffie importanti possono diventare un peso quando non sono archiviate correttamente, quindi l'utilizzo di uno dei tanti diversi metodi di organizzazione può aiutare a mantenere un sistema di archiviazione senza intoppi. I sistemi di conservazione della carta ed elettronica sono i due metodi più popolari. All'interno di ciascuno ci sono molte opportunità di organizzare per standard alfabetici o per importanza. Inoltre, ci sono alcune regole su come sbarazzarsi di documenti che aiutano a mantenere qualsiasi sistema di organizzazione di file a livello gestibile.
Il metodo più tradizionale per organizzare i documenti è l'uso di cartelle fisiche e archiviazione. Questo sistema di gestione dei documenti consente di memorizzare grandi quantità di documenti e documenti. Le cartelle di cartone spesse sono riempite con documenti e quindi posizionate all'interno di un archivio. La maggior parte degli armadietti consente alle cartelle di pendere da una serie di binari di metallo per movimenti rapidi e riorganizzazione.
Un altroLa soluzione moderna per mantenere le scartoffie al sicuro e continuamente disponibili è utilizzando i computer. Se i documenti vengono scansionati e salvati online o l'organizzazione del software viene utilizzato, questo aiuta a ridurre il disordine. I documenti organizzativi elettronicamente collocano una replica digitale di documenti importanti online o su un disco rigido in modo da poter accedere rapidamente in qualsiasi momento. Ciò elimina la necessità di archiviare file cartacei, che può occupare una grande quantità di spazio in qualsiasi casa o ufficio.
Non importa se i documenti vengono archiviati elettronicamente o in forma fisica, ci sono alcuni metodi diversi che possono impedire ai file di diventare un miscuglio confuso. L'ordinamento in ordine alfabetico di file elettronici e fisici è un modo semplice per organizzare documenti che li rende disponibili per un rapido recupero. L'organizzazione di file per categoria è anche utile perché dividere le cartelle digitali e cartacee in "auto", "casa", "tassa",E varie categorie di attività aumentano l'efficienza. Un altro metodo è quello di dividere i file fisici per importanza, quindi se i documenti devono essere rimossi in caso di emergenza, i pezzi più necessari sono rapidamente disponibili.
Impianti di file è anche un ottimo metodo per organizzare i documenti perché impedisce alla raccolta di file elettronici che fisici a occupare troppo spazio. Una regola generale è che tutti i documenti fiscali dovrebbero essere mantenuti almeno tre anni. Tenere conto di documenti fiscali complicati, come le informazioni di audit e le scartoffie autonome, per sei anni. Altri articoli, tuttavia, dovrebbero essere mantenuti per sempre, come carte di sicurezza sociale, certificati di nascita e certificati di matrimonio.