Hvad er de forskellige metoder til organisering af dokumenter?
Organisering af dokumenter er et vigtigt aspekt af at drive et effektivt hjem eller kontor. Vigtigt papirarbejde kan blive en byrde, når det ikke opbevares korrekt, så at bruge en af de mange forskellige organisationsmetoder kan hjælpe med at holde et arkiveringssystem kørende. Papir og elektroniske opbevaringssystemer er de to mest populære metoder. Inden for hver er der mange muligheder for at organisere efter alfabetiske standarder eller efter betydning. Der er desuden et par regler for at slippe af med dokumenter, der hjælper med at holde ethvert filorganisationssystem på et håndterbart niveau.
Den mest traditionelle metode til organisering af dokumenter er ved hjælp af fysiske mapper og arkiveringsskabe. Dette system til dokumenthåndtering gør det muligt at gemme store mængder dokumenter og papirer. Tykke papmapper udfyldes med dokumenter og placeres derefter i et arkivskab. De fleste arkiveringsskabe tillader mapperne at hænge fra et sæt metalskinner til hurtig bevægelse og omorganisering.
En mere moderne løsning til at holde papirarbejde sikker og kontinuerligt tilgængelig er ved hjælp af computere. Uanset om dokumenterne scannes og gemmes online, eller når der bruges organisering af software, hjælper dette med at reducere rod. Elektronisk organisering af dokumenter placerer en digital kopi af vigtige dokumenter enten online eller på en harddisk, så de hurtigt kan fås adgang til på et senere tidspunkt. Dette eliminerer behovet for opbevaring af papirfiler, som kan tage en stor mængde plads i ethvert hjem eller kontor.
Uanset om dokumenter gemmes elektronisk eller i fysisk form, er der et par forskellige metoder, der kan forhindre filerne i at blive et forvirrende virvar. Alfabetisk sortering af elektroniske og fysiske filer er en simpel måde at organisere dokumenter, der gør dem tilgængelige til hurtig hentning. Organisering af filer efter kategori er også nyttigt, fordi opdeling af digitale og papirmapper i "Bil", "Hus", "Skat" og forskellige forretningskategorier øger effektiviteten. En anden metode er at opdele fysiske filer efter betydning, så hvis dokumenter skal fjernes i nødstilfælde, er de mest nødvendige stykker hurtigt tilgængelige.
Kassering af filer er også en fantastisk metode til organisering af dokumenter, fordi det forhindrer, at både den elektroniske og fysiske filsamling optager for meget plads. En generel regel er, at alle skattedokumenter skal opbevares mindst tre år. Hold fast i komplicerede skattedokumenter, som revisionsinformation og selvstændige papirer, i seks år. Andre genstande skal dog opbevares for evigt, f.eks. Sociale sikkerhedskort, fødselsattester og ægteskabsbeviser.