Jakie są różne metody organizowania dokumentów?
Organizowanie dokumentów jest ważnym aspektem prowadzenia wydajnego domu lub biura. Ważne formalności mogą stać się dużym obciążeniem, jeśli nie są właściwie przechowywane, więc zastosowanie jednej z wielu różnych metod organizacji może pomóc w utrzymaniu płynności działania systemu archiwizacji. Papierowe i elektroniczne systemy przechowywania to dwie najpopularniejsze metody. W ramach każdego z nich istnieje wiele możliwości organizowania według alfabetycznych standardów lub według ważności. Ponadto istnieje kilka zasad dotyczących usuwania dokumentów, które pomagają utrzymać dowolny system organizacji plików na możliwym do zarządzania poziomie.
Najbardziej tradycyjną metodą organizowania dokumentów jest użycie fizycznych folderów i szafek na dokumenty. Ten system zarządzania dokumentami pozwala na przechowywanie dużych ilości dokumentów i dokumentów. Grube tekturowe teczki są wypełniane dokumentami, a następnie umieszczane w szafce na akta. Większość szafek na dokumenty pozwala na zawieszenie folderów na zestawie metalowych szyn w celu szybkiego przemieszczania i reorganizacji.
Bardziej nowoczesnym rozwiązaniem zapewniającym bezpieczeństwo i stałą dostępność dokumentacji jest korzystanie z komputerów. Niezależnie od tego, czy dokumenty są skanowane i zapisywane online, czy wykorzystywane jest oprogramowanie do porządkowania, pomaga to ograniczyć bałagan. Elektroniczne porządkowanie dokumentów umieszcza cyfrową replikę ważnych dokumentów w trybie online lub na dysku twardym, dzięki czemu można je szybko uzyskać w dowolnym momencie. Eliminuje to potrzebę przechowywania plików papierowych, które mogą zajmować dużo miejsca w każdym domu lub biurze.
Bez względu na to, czy dokumenty są przechowywane elektronicznie czy w formie fizycznej, istnieje kilka różnych metod, które mogą sprawić, że pliki nie będą mylące. Alfabetyczne sortowanie plików elektronicznych i fizycznych to prosty sposób organizowania dokumentów, który udostępnia je do szybkiego wyszukiwania. Porządkowanie plików według kategorii jest również przydatne, ponieważ dzielenie folderów cyfrowych i papierowych na „Samochód”, „Dom”, „Podatek” i różne kategorie biznesowe zwiększa wydajność. Inną metodą jest podzielenie plików fizycznych według ważności, więc jeśli dokumenty muszą zostać usunięte w nagłych przypadkach, najbardziej potrzebne części są szybko dostępne.
Odrzucanie plików jest również świetną metodą porządkowania dokumentów, ponieważ zapobiega gromadzeniu zbyt dużej ilości miejsca przez zbiór plików elektronicznych i fizycznych. Ogólna zasada mówi, że wszystkie dokumenty podatkowe powinny być przechowywane przez co najmniej trzy lata. Trzymaj skomplikowane dokumenty podatkowe, takie jak informacje z audytu i formalności związane z samozatrudnieniem, przez sześć lat. Inne przedmioty powinny być jednak przechowywane na zawsze, takie jak karty ubezpieczenia społecznego, akty urodzenia i akty małżeństwa.