ドキュメントを整理するためのさまざまな方法は何ですか？

ドキュメントの整理は、効率的な家やオフィスを運営することの重要な側面です。重要な書類は、適切に保存されていない場合に負担になる可能性があるため、さまざまな組織方法のいずれかを使用すると、ファイリングシステムがスムーズに実行され続けることができます。紙と電子貯蔵システムは、最も人気のある2つの方法です。それぞれの中に、アルファベット基準または重要性によって組織化する多くの機会があります。さらに、ファイル組織システムを管理可能なレベルに保つのに役立つドキュメントを取り除くことに関するいくつかのルールがあります。

ドキュメントを整理するための最も伝統的な方法は、物理フォルダーとファイリングキャビネットを使用することです。このドキュメント管理システムにより、大量のドキュメントと書類を保存できます。厚い段ボールフォルダーにはドキュメントが入っていて、ファイリングキャビネット内に配置されます。ほとんどのファイリングキャビネットにより、フォルダーは金属レールのセットから吊り下げて、速い動きと再編成を行うことができます。

もっと書類を安全で継続的に利用できるようにするための最新のソリューションは、コンピューターを使用することです。ドキュメントがスキャンされ、オンラインで保存されているか、ソフトウェアを整理するかにかかわらず、これは混乱を減らすのに役立ちます。ドキュメントを電子的に整理すると、重要なドキュメントのデジタルレプリカがオンラインまたはハードドライブのいずれかで、後で迅速にアクセスできるようにします。これにより、紙ファイルを保存する必要性がなくなり、家庭やオフィスで大量のスペースを占める可能性があります。

ドキュメントが電子的にまたは物理的な形で保存されていても、ファイルが混乱する寄せ集めにならないようにすることができるいくつかの異なる方法があります。電子ファイルと物理ファイルをアルファベット順に並べ替えることは、ドキュメントを整理する簡単な方法であり、高速検索に備えて利用可能にします。デジタルと紙のフォルダーを「車」、「家」、「税」に分割するため、カテゴリごとにファイルを整理することも便利です。さまざまなビジネスカテゴリが効率を高めます。別の方法は、物理ファイルを重要で分割することです。そのため、緊急の場合にドキュメントを削除する必要がある場合、最も必要なピースがすぐに利用可能になります。

ファイルの破棄は、電子および物理ファイルの両方のコレクションがあまりにも多くのスペースを占有するのを防ぐため、ドキュメントを整理するための優れた方法でもあります。一般的なルールは、すべての税務書類を少なくとも3年間維持する必要があるということです。 6年間、監査情報や自営業の書類などの複雑な税務書類を保持します。ただし、他のアイテムは、社会保障カード、出生証明書、結婚証明書など、永久に保持する必要があります。