ドキュメントを整理するためのさまざまな方法は何ですか？

文書を整理することは、効率的な家庭やオフィスを運営する上で重要な側面です。 重要な事務処理は、適切に保管されていない場合は負担になる可能性があるため、さまざまな組織化方法のいずれかを利用すると、ファイリングシステムをスムーズに実行できます。 紙と電子のストレージシステムは、2つの最も一般的な方法です。 それぞれに、アルファベット順または重要度別に整理する機会がたくさんあります。 さらに、ファイル整理システムを管理可能なレベルに維持するのに役立つドキュメントの削除について、いくつかのルールがあります。

文書を整理するための最も伝統的な方法は、物理フォルダーとファイリングキャビネットを使用することです。 このドキュメント管理システムにより、大量のドキュメントや書類を保管できます。 厚い段ボールのフォルダにはドキュメントがいっぱいになり、ファイリングキャビネットに入れられます。 ほとんどのファイリングキャビネットでは、フォルダーを一連の金属レールから吊り下げて、迅速な移動と再編成を行うことができます。

書類を安全かつ継続的に利用できる状態に保つための最新のソリューションは、コンピューターを使用することです。 文書をオンラインでスキャンして保存する場合でも、ソフトウェアを整理する場合でも、混乱を減らすことができます。 ドキュメントを電子的に整理すると、重要なドキュメントのデジタルレプリカがオンラインまたはハードドライブに配置されるため、後ですばやくアクセスできます。 これにより、紙ファイルを保管する必要がなくなり、家庭やオフィスで大きなスペースを占有する可能性があります。

文書が電子的に保存されているか、物理的な形式で保存されているかに関係なく、ファイルが混乱を招かないようにする方法はいくつかあります。 電子ファイルと物理ファイルをアルファベット順に並べ替えることは、文書を整理して簡単に検索できるようにする簡単な方法です。 ファイルをカテゴリ別に整理すると、デジタルフォルダーと紙フォルダーを「車」、「家」、「税」、およびさまざまなビジネスカテゴリに分割することで効率が向上するため、便利です。 もう1つの方法は、物理ファイルを重要度で分割することです。これにより、緊急の場合にドキュメントを削除する必要がある場合に、最も必要な部分をすぐに利用できます。

ファイルを破棄することは、電子ファイルと物理ファイルの両方がスペースを使いすぎないようにするため、ドキュメントを整理するための優れた方法でもあります。 一般的なルールは、すべての税務書類を少なくとも3年間保管することです。 監査情報や自営業の書類などの複雑な税務書類を6年間保持します。 ただし、社会保障カード、出生証明書、結婚証明書など、他のアイテムは永久に保管する必要があります。