Was sind die verschiedenen Methoden zum Organisieren von Dokumenten?

Organisation von Dokumenten ist ein wichtiger Aspekt bei der Führung eines effizienten Hauss oder Büros. Wichtige Unterlagen können zu einer Belastung werden, wenn es nicht ordnungsgemäß gespeichert ist. Die Verwendung einer der vielen verschiedenen Organisationsmethoden kann daher dazu beitragen, ein Aktensystem reibungslos zu halten. Papier- und elektronische Speichersysteme sind die beiden beliebtesten Methoden. In jedem Fall gibt es viele Möglichkeiten, sich nach alphabetischen Standards oder nach Bedeutung zu organisieren. Darüber hinaus gibt es einige Regeln, um Dokumente zu beseitigen, die dazu beitragen, jedes Dateiorganisationssystem auf einer überschaubaren Ebene zu halten. Dieses System der Dokumentverwaltung ermöglicht es, große Mengen an Dokumenten und Papierkram zu speichern. Dicke Kartonordner werden mit Dokumenten gefüllt und dann in einem Aktenschrank platziert. In den meisten Aktenschränken können die Ordner zur schnellen Bewegung und Umstrukturierung von einem Satz Metallschienen hängen.

a MoreDie moderne Lösung für die Sicherheit und kontinuierlich verfügbarer Papierkram ist die Verwendung von Computern. Unabhängig davon, ob die Dokumente gescannt und online gespeichert sind oder Software organisierte, wird dies dazu beiträgt, die Unordnung zu verringern. Elektronisch organisieren Dokumente eine digitale Nachbildung wichtiger Dokumente entweder online oder auf einer Festplatte, damit sie zu jeder späteren Zeit schnell zugegriffen werden können. Dadurch müssen Papierdateien gespeichert werden, die in jedem Haus oder Büro viel Platz einnehmen können.

Unabhängig davon, ob Dokumente elektronisch oder in physischer Form gespeichert werden, gibt es einige verschiedene Methoden, die verhindern können, dass die Dateien zu einem verwirrenden Durcheinander werden. Alphabetisch ist das Sortieren elektronischer und physischer Dateien eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu organisieren, mit denen sie schnell abgerufen werden können. Das Organisieren von Dateien nach Kategorie ist auch nützlich, da die Aufteilung digitaler und Papierordner in "Car", "House", "Tax," Tax, "," Steuern "," Auto "aufgeteilt wirdund verschiedene Geschäftskategorien erhöhen die Effizienz. Eine andere Methode besteht darin, physische Dateien nach Bedeutung zu teilen. Wenn Dokumente im Notfall entfernt werden müssen, sind die erforderlichen Teile schnell verfügbar.

Dateien abwerfen sind auch eine großartige Methode zum Organisieren von Dokumenten, da sie hält, dass sowohl die elektronische als auch die physische Dateisammlung zu viel Platz einnehmen. Eine allgemeine Regel ist, dass alle Steuerdokumente mindestens drei Jahre gehalten werden sollten. Halten Sie sechs Jahre lang komplizierte Steuerdokumente wie Prüfungsinformationen und selbständige Unterlagen. Andere Gegenstände sollten jedoch für immer wie Sozialversicherungskarten, Geburtsurkunden und Heiratsurkunden aufbewahrt werden.