Was sind die verschiedenen Methoden zum Organisieren von Dokumenten?
Das Organisieren von Dokumenten ist ein wichtiger Aspekt für ein effizientes Zuhause oder Büro. Wichtige Unterlagen können zu einer Belastung werden, wenn sie nicht ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Daher kann die Verwendung einer der vielen verschiedenen Organisationsmethoden dazu beitragen, dass ein Ablagesystem reibungslos funktioniert. Papier- und elektronische Speichersysteme sind die beiden beliebtesten Methoden. In jedem gibt es viele Möglichkeiten, nach alphabetischen Maßstäben oder nach Wichtigkeit zu organisieren. Darüber hinaus gibt es einige Regeln zum Entfernen von Dokumenten, mit denen jedes Dateiorganisationssystem auf einer verwaltbaren Ebene gehalten werden kann.
Die traditionellste Methode zum Organisieren von Dokumenten ist die Verwendung physischer Ordner und Aktenschränke. Mit diesem System der Dokumentenverwaltung können große Mengen an Dokumenten und Unterlagen gespeichert werden. Dicke Kartonmappen werden mit Dokumenten gefüllt und dann in einen Aktenschrank gelegt. Bei den meisten Aktenschränken können die Ordner an einem Satz Metallschienen aufgehängt werden, um eine schnelle Bewegung und Neuorganisation zu ermöglichen.
Eine modernere Lösung, um den Papierkram sicher und ständig verfügbar zu halten, ist die Verwendung von Computern. Unabhängig davon, ob die Dokumente online gescannt und gespeichert werden oder ob Organisationssoftware verwendet wird, trägt dies dazu bei, die Unordnung zu verringern. Durch das elektronische Organisieren von Dokumenten wird eine digitale Kopie wichtiger Dokumente online oder auf einer Festplatte abgelegt, sodass Sie zu einem späteren Zeitpunkt schnell darauf zugreifen können. Auf diese Weise müssen keine Papierdateien mehr gespeichert werden, da diese zu Hause oder im Büro viel Platz beanspruchen können.
Unabhängig davon, ob Dokumente elektronisch oder in physischer Form gespeichert werden, gibt es verschiedene Methoden, die verhindern, dass die Dateien zu einem verwirrenden Durcheinander werden. Das alphabetische Sortieren elektronischer und physischer Dateien ist eine einfache Methode zum Organisieren von Dokumenten, mit deren Hilfe sie schnell abgerufen werden können. Das Organisieren von Dateien nach Kategorien ist auch nützlich, da das Aufteilen von digitalen Ordnern und Papierordnern in "Auto", "Haus", "Steuern" und verschiedene Geschäftskategorien die Effizienz erhöht. Eine andere Methode besteht darin, physische Dateien nach Wichtigkeit zu unterteilen. Wenn Dokumente im Notfall entfernt werden müssen, sind die wichtigsten Teile schnell verfügbar.
Das Verwerfen von Dateien ist auch eine großartige Methode zum Organisieren von Dokumenten, da dadurch verhindert wird, dass sowohl die elektronische als auch die physische Dateisammlung zu viel Speicherplatz beansprucht. In der Regel sollten alle Steuerunterlagen mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. Halten Sie sich sechs Jahre lang an komplizierte Steuerunterlagen wie Prüfungsinformationen und selbstständige Unterlagen. Andere Gegenstände sollten jedoch für immer aufbewahrt werden, wie Sozialversicherungskarten, Geburtsurkunden und Heiratsurkunden.