Quelles sont les différentes méthodes d'organisation des documents?
L'organisation des documents est un aspect important de la gestion efficace d'un domicile ou d'un bureau. La paperasserie importante peut devenir un fardeau lorsqu'elle n'est pas correctement stockée. L'utilisation de l'une des nombreuses méthodes d'organisation peut donc contribuer au bon fonctionnement d'un système de classement. Les systèmes de stockage papier et électronique sont les deux méthodes les plus populaires. Au sein de chacun, il existe de nombreuses possibilités d’organisation par ordre alphabétique ou par importance. En outre, il existe quelques règles relatives à la suppression des documents qui permettent de maintenir tout système d’organisation des fichiers à un niveau gérable.
La méthode la plus traditionnelle pour organiser les documents consiste à utiliser des dossiers physiques et des classeurs. Ce système de gestion de documents permet de stocker de grandes quantités de documents et de documents. Les dossiers en carton épais sont remplis de documents, puis placés dans un classeur. La plupart des classeurs permettent aux dossiers de se suspendre à un ensemble de rails en métal pour un déplacement rapide et une réorganisation.
L'utilisation d'ordinateurs est une solution plus moderne pour garantir la sécurité et la disponibilité continue des documents. Que les documents soient numérisés et enregistrés en ligne ou qu'un logiciel d'organisation soit utilisé, cela contribue à réduire l'encombrement. L'organisation électronique des documents place une réplique numérique des documents importants en ligne ou sur un disque dur afin de pouvoir y accéder rapidement à tout moment. Ceci élimine le besoin de stocker des fichiers papier, qui peuvent occuper beaucoup de place dans une maison ou un bureau.
Que les documents soient stockés sous forme électronique ou physique, différentes méthodes peuvent empêcher les fichiers de devenir un fouillis déroutant. Le tri alphabétique des fichiers électroniques et physiques constitue un moyen simple d’organiser les documents, ce qui permet de les récupérer rapidement. L'organisation des fichiers par catégorie est également utile car la division des dossiers numériques et papier en "Voiture", "Maison", "Taxe" et en diverses catégories d'activité augmente l'efficacité. Une autre méthode consiste à diviser les fichiers physiques par importance. Ainsi, si des documents doivent être retirés en cas d'urgence, les éléments les plus nécessaires sont rapidement disponibles.
La suppression de fichiers est également une excellente méthode pour organiser les documents, car elle empêche la collection de fichiers électroniques et physiques de prendre trop de place. En règle générale, tous les documents fiscaux doivent être conservés au moins trois ans. Conservez pendant six ans des documents fiscaux complexes, tels que des informations de vérification et des documents indépendants. Toutefois, il convient de conserver pour toujours d'autres éléments, tels que les cartes de sécurité sociale, les certificats de naissance et les certificats de mariage.