Wat zijn de verschillende methoden voor het organiseren van documenten?
Het organiseren van documenten is een belangrijk aspect van het runnen van een efficiënt huis of kantoor. Belangrijk papierwerk kan een last worden wanneer het niet correct wordt opgeslagen, dus het gebruik van een van de vele verschillende organisatiemethoden kan helpen om een archiefsysteem soepel te laten werken. Papieren en elektronische opslagsystemen zijn de twee meest populaire methoden. Binnen elk zijn er veel mogelijkheden om te organiseren op alfabetische normen of op belangrijkheid. Daarnaast zijn er enkele regels voor het wegwerken van documenten die helpen om elk systeem voor bestandsorganisatie op een beheersbaar niveau te houden.
De meest traditionele methode voor het organiseren van documenten is door fysieke mappen en archiefkasten te gebruiken. Met dit systeem voor documentbeheer kunnen grote hoeveelheden documenten en papierwerk worden opgeslagen. Dikke kartonnen mappen worden gevuld met documenten en vervolgens in een archiefkast geplaatst. Bij de meeste archiefkasten kunnen de mappen aan een set metalen rails hangen voor snelle verplaatsing en reorganisatie.
Een modernere oplossing om papierwerk veilig en continu beschikbaar te houden, is door computers te gebruiken. Of de documenten nu worden gescand en online worden opgeslagen of software voor het organiseren wordt gebruikt, dit helpt de rommel te verminderen. Documenten elektronisch ordenen plaatst een digitale replica van belangrijke documenten online of op een harde schijf zodat ze op elk gewenst moment snel toegankelijk zijn. Dit elimineert de noodzaak voor het opslaan van papieren bestanden, die veel ruimte kunnen innemen in elk huis of kantoor.
Ongeacht of documenten elektronisch of in fysieke vorm worden opgeslagen, er zijn een paar verschillende methoden die kunnen voorkomen dat de bestanden een verwarrende warboel worden. Het alfabetisch sorteren van elektronische en fysieke bestanden is een eenvoudige manier om documenten te ordenen zodat ze snel kunnen worden opgehaald. Bestanden indelen op categorie is ook handig omdat het opdelen van digitale en papieren mappen in "Auto", "Huis", "Belasting" en verschillende bedrijfscategorieën de efficiëntie verhoogt. Een andere methode is om fysieke bestanden op belangrijkheid te verdelen, dus als documenten in geval van nood moeten worden verwijderd, zijn de meest noodzakelijke stukken snel beschikbaar.
Het verwijderen van bestanden is ook een geweldige methode voor het organiseren van documenten omdat het voorkomt dat zowel de elektronische als fysieke bestandsverzameling te veel ruimte in beslag neemt. Een algemene regel is dat alle belastingdocumenten ten minste drie jaar moeten worden bewaard. Houd zes jaar lang gecompliceerde belastingdocumenten vast, zoals auditinformatie en zelfstandig papierwerk. Andere items moeten echter voor altijd worden bewaard, zoals sociale zekerheidskaarten, geboorteakten en huwelijkscertificaten.