Jaké jsou různé způsoby organizace dokumentů?

Organizace dokumentů je důležitým aspektem fungování efektivního domova nebo kanceláře. Důležité papírování se může stát břemenem, pokud není správně uloženo, takže využití jedné z mnoha různých metod organizace může pomoci zachovat hladký chod spisového systému. Papírové a elektronické úložné systémy jsou dvě nejoblíbenější metody. V každém z nich je mnoho příležitostí organizovat se podle abecedních standardů nebo podle důležitosti. Kromě toho existuje několik pravidel, jak se zbavit dokumentů, které pomáhají udržovat jakýkoli systém organizace souborů na spravovatelné úrovni.

Nejtradičnější metodou organizace dokumentů je použití fyzických složek a kartoték. Tento systém správy dokumentů umožňuje ukládání velkého množství dokumentů a papírování. Silné kartonové složky se plní dokumenty a potom se umístí do kartotéky. Většina kartoték umožňuje, aby složky visely ze sady kovových kolejnic pro rychlý pohyb a reorganizaci.

Modernějším řešením, jak zajistit bezpečnou a nepřetržitou dostupnost papírování, je používání počítačů. Ať už jsou dokumenty skenovány a ukládány online nebo je využíván organizační software, pomáhá to snížit nepořádek. Elektronicky uspořádané dokumenty umísťují digitální repliku důležitých dokumentů online nebo na pevný disk, takže k nim lze kdykoli rychle přistupovat. To eliminuje potřebu ukládání papírových souborů, které mohou zabírat velké množství místa v jakékoli domácnosti nebo kanceláři.

Bez ohledu na to, zda jsou dokumenty ukládány elektronicky nebo fyzicky, existuje několik různých metod, které mohou zabránit tomu, aby se soubory staly matoucím zmatením. Abecední třídění elektronických a fyzických souborů je jednoduchý způsob uspořádání dokumentů, díky nimž je lze rychle vyhledat. Organizace souborů podle kategorií je také užitečná, protože rozdělení digitálních a papírových složek do kategorií „Car“, „House“, „Tax“ a různých kategorií podniků zvyšuje účinnost. Další metodou je rozdělit fyzické soubory podle důležitosti, takže pokud je třeba v případě nouze dokumenty odstranit, jsou rychle k dispozici nejnutnější kusy.

Vyřazení souborů je také skvělou metodou pro organizování dokumentů, protože zabraňuje shromažďování elektronických i fyzických souborů zabírat příliš mnoho místa. Obecným pravidlem je, že všechny daňové doklady by měly být uchovávány alespoň tři roky. Po dobu šesti let držte složité daňové doklady, jako jsou informace o auditu a papírování samostatně výdělečně činných osob. Ostatní předměty by však měly být uchovány navždy, jako jsou karty sociálního zabezpečení, rodné listy a oddací listy.