Jaké jsou různé metody pro organizaci dokumentů?
Organizační dokumenty jsou důležitým aspektem provozování efektivního domu nebo kanceláře. Důležité papírování se může stát zátěží, pokud není řádně uložena, takže využití jedné z mnoha různých metod organizace může pomoci udržet hladký průběh systému. Papírové a elektronické skladovací systémy jsou dvě nejoblíbenější metody. V rámci každého existuje mnoho příležitostí k organizaci podle abecedních standardů nebo na základě důležitosti. Kromě toho existuje několik pravidel o tom, jak se zbavit dokumentů, které pomáhají udržovat jakýkoli systém organizace souborů na zvládnutelné úrovni.
Nejtradičnější metodou pro organizaci dokumentů je použití fyzických složek a podání skříní. Tento systém správy dokumentů umožňuje ukládat velké množství dokumentů a papírování. Silné lepenkové složky jsou naplněny dokumenty a poté umístěny do skříně. Většina skříní pro registrace umožňuje složkám pověsit ze sady kovových kolejnic pro rychlý pohyb a reorganizaci.
víceModerní řešení pro udržení bezpečného a nepřetržitého dostupného papírování je používání počítačů. Ať už jsou dokumenty naskenovány a ukládány online nebo organizační software se využívají, pomáhá to snižovat nepořádek. Elektronicky organizační dokumenty umístí digitální repliku důležitých dokumentů buď online nebo na pevný disk, aby mohly být rychle přístupy kdykoli. To eliminuje potřebu ukládat papírové soubory, které mohou zabírat velké množství prostoru v jakémkoli domově nebo v kanceláři.
Bez ohledu na to, zda jsou dokumenty uloženy elektronicky nebo ve fyzické formě, existuje několik různých metod, které mohou zabránit tomu, aby se soubory staly matoucím míchání. Abecedně třídění elektronických a fyzických souborů je jednoduchý způsob organizace dokumentů, díky nimž jsou k dispozici pro rychlé vyhledávání. Organizace souborů podle kategorie je také užitečné, protože rozdělení digitálních a papírových složek na „auto“, „dům“, „daň“.a různé obchodní kategorie zvyšují efektivitu. Další metodou je rozdělit fyzické soubory na důležitost, takže pokud je třeba v případě nouze odstranit dokumenty, jsou nejpotřebnější kusy rychle k dispozici.
Vyřazení souborů je také skvělou metodou pro organizaci dokumentů, protože udržuje elektronický i fyzický soubor od zabírání příliš velkého množství prostoru. Obecným pravidlem je, že všechny daňové dokumenty by měly být vedeny nejméně tři roky. Držte komplikované daňové dokumenty, jako jsou informace o auditu a samostatně výdělečně činné papírování po dobu šesti let. Jiné položky by však měly být uchovávány navždy, jako jsou karty sociálního zabezpečení, rodné listy a oddací listy.