문서를 구성하는 다른 방법은 무엇입니까?

효율적인 집이나 사무실 운영의 중요한 측면은 문서 구성입니다. 중요한 서류는 제대로 보관하지 않으면 부담이 될 수 있으므로 여러 가지 조직 방법 중 하나를 사용하면 제출 시스템을 원활하게 운영 할 수 있습니다. 종이 및 전자 저장 시스템이 가장 널리 사용되는 두 가지 방법입니다. 각각에는 알파벳 기준이나 중요도별로 정리할 수있는 많은 기회가 있습니다. 또한 파일 구성 시스템을 관리 가능한 수준으로 유지하는 데 도움이되는 문서를 제거하는 데 대한 몇 가지 규칙이 있습니다.

문서를 구성하는 가장 일반적인 방법은 실제 폴더와 파일 캐비닛을 사용하는 것입니다. 이 문서 관리 시스템을 사용하면 대량의 문서와 서류를 저장할 수 있습니다. 두꺼운 골판지 폴더는 문서로 채워진 후 서류 캐비넷 안에 배치됩니다. 대부분의 파일 캐비넷을 사용하면 폴더를 금속 레일 세트에 매달아 빠르게 이동하고 재구성 할 수 있습니다.

서류를 안전하고 지속적으로 사용할 수있는보다 현대적인 솔루션은 컴퓨터를 사용하는 것입니다. 문서를 스캔하여 온라인으로 저장하든 또는 소프트웨어를 구성하든 상관없이 혼란을 줄일 수 있습니다. 전자적으로 문서를 구성하면 온라인이나 하드 드라이브에 중요한 문서의 디지털 복제본을 배치하여 나중에 신속하게 액세스 할 수 있습니다. 따라서 종이 파일을 저장할 필요가 없어 집이나 사무실에서 많은 공간을 차지할 수 있습니다.

문서가 전자적으로 또는 물리적 형태로 저장 되더라도 파일이 혼동 될 수있는 몇 가지 방법이 있습니다. 전자 파일과 실제 파일을 사전 순으로 정렬하면 문서를 구성하는 간단한 방법으로 문서를 빠르게 검색 할 수 있습니다. 디지털 및 종이 폴더를 "차", "집", "세금"으로 나누고 다양한 비즈니스 범주를 사용하면 효율성이 향상되므로 범주별로 파일을 구성하는 것도 유용합니다. 또 다른 방법은 실제 파일을 중요도에 따라 나누는 것이므로 응급 상황에서 문서를 제거해야하는 경우 가장 필요한 부분을 빠르게 사용할 수 있습니다.

파일을 폐기하는 것은 전자 및 실제 파일 콜렉션이 너무 많은 공간을 차지하지 않도록하기 때문에 문서를 구성하는 좋은 방법입니다. 일반적으로 모든 세금 서류는 3 년 이상 보관해야합니다. 감사 정보 및 자영업 서류와 같은 복잡한 세금 문서를 6 년간 보관하십시오. 그러나 사회 보장 카드, 출생 증명서 및 결혼 증명서와 같은 다른 품목은 영원히 보관해야합니다.