Vad är de olika metoderna för att organisera dokument?
Organisera dokument är en viktig aspekt av att driva ett effektivt hem eller kontor. Viktigt pappersarbete kan bli en börda när det inte lagras korrekt, så att använda en av de många olika organisationsmetoderna kan hjälpa till att hålla ett arkiveringssystem fungerar smidigt. Pappers- och elektroniska lagringssystem är de två mest populära metoderna. Inom varje finns det många möjligheter att organisera efter alfabetiska standarder eller efter vikt. Dessutom finns det några regler för att bli av med dokument som hjälper till att hålla alla filorganisationssystem på en hanterbar nivå.
Den mest traditionella metoden för att organisera dokument är att använda fysiska mappar och arkiveringsskåp. Detta system för dokumenthantering gör det möjligt att lagra stora mängder dokument och pappersarbete. Tjocka kartongmappar fylls med dokument och placeras sedan i ett arkivskåp. De flesta arkivskåp gör att mapparna kan hänga från en uppsättning metallskenor för snabb rörelse och omorganisation.
En mer modern lösning för att hålla pappersarbete säkert och ständigt tillgängligt är att använda datorer. Oavsett om dokumenten skannas och sparas online eller om organisering av mjukvara används hjälper detta till att minska röran. Elektronisk organisering av dokument placerar en digital kopia av viktiga dokument antingen online eller på en hårddisk så att de snabbt kan komma åt när som helst senare. Detta eliminerar behovet av att lagra pappersfiler, vilket kan ta mycket plats i alla hem och kontor.
Oavsett om dokument lagras elektroniskt eller i fysisk form finns det några olika metoder som kan hindra filerna från att bli ett förvirrande virvar. Alfabetisk sortering av elektroniska och fysiska filer är ett enkelt sätt att organisera dokument som gör dem tillgängliga för snabb hämtning. Att organisera filer efter kategori är också användbart eftersom att dela digitala och pappersmappar i "Bil", "Hus", "Skatt" och olika affärskategorier ökar effektiviteten. En annan metod är att dela fysiska filer efter vikt så om dokument måste tas bort i nödsituationer är de mest nödvändiga bitarna snabbt tillgängliga.
Kassering av filer är också en utmärkt metod för att organisera dokument eftersom det förhindrar att både den elektroniska och fysiska filsamlingen tar för mycket plats. En allmän regel är att alla skattedokument ska förvaras minst tre år. Håll fast i komplicerade skattedokument, som revisionsinformation och egenföretagare, i sex år. Andra artiklar bör emellertid förvaras för alltid, som socialförsäkringskort, födelsecertifikat och äktenskapscertifikat.