Hva er de forskjellige metodene for å organisere dokumenter?

Organisering av dokumenter er et viktig aspekt ved å drive et effektivt hjem eller kontor. Viktig papirarbeid kan bli en belastning når det ikke er lagret på riktig måte, så å bruke en av de mange forskjellige organisasjonsmetodene kan bidra til at et arkivsystem fungerer som det skal. Papir og elektroniske lagringssystemer er de to mest populære metodene. Innenfor hver er det mange muligheter for å organisere etter alfabetiske standarder eller etter betydning. I tillegg er det noen få regler for å kvitte seg med dokumenter som hjelper med å holde ethvert filorganisasjonssystem på et håndterbart nivå.

Den mest tradisjonelle metoden for organisering av dokumenter er ved å bruke fysiske mapper og arkivskap. Dette systemet med dokumenthåndtering gjør det mulig å lagre store mengder dokumenter og papirer. Tykke pappmapper fylles med dokumenter og plasseres deretter i et arkivskap. De fleste arkivskap lar mappene henge fra et sett av metallskinner for rask bevegelse og omorganisering.

Ved å bruke datamaskiner er en mer moderne løsning for å holde papirene trygge og kontinuerlig tilgjengelig. Enten dokumentene blir skannet og lagret online eller organisering av programvare blir brukt, hjelper dette å redusere rotet. Elektronisk organisering av dokumenter plasserer en digital kopi av viktige dokumenter, enten online eller på en harddisk, slik at de raskt kan nås når som helst senere. Dette eliminerer behovet for å lagre papirfiler, som kan ta mye plass i ethvert hjem eller kontor.

Uansett om dokumenter er lagret elektronisk eller i fysisk form, er det noen få forskjellige metoder som kan forhindre at filene blir et forvirrende virvar. Alfabetisk sortering av elektroniske og fysiske filer er en enkel måte å organisere dokumenter som gjør dem tilgjengelige for rask gjenfinning. Organisering av filer etter kategori er også nyttig fordi deling av digitale og papirmapper i "Bil", "Hus", "Skatt" og forskjellige virksomhetskategorier øker effektiviteten. En annen metode er å dele fysiske filer etter viktighet, så hvis dokumenter må fjernes i nødstilfeller, er de mest nødvendige brikkene raskt tilgjengelige.

Kassering av filer er også en flott metode for å organisere dokumenter fordi det forhindrer at både den elektroniske og fysiske filsamlingen tar for mye plass. En generell regel er at alle skattedokumenter skal oppbevares minst tre år. Hold på kompliserte skattedokumenter, som revisjonsinformasjon og selvstendig næringsdrivende papirer, i seks år. Andre gjenstander bør imidlertid oppbevares for alltid, som trygdekort, fødselsattester og vigselsattester.