¿Cuáles son los diferentes tipos de soluciones de adquisición?
Existen cuatro tipos de soluciones de adquisición que se encuentran comúnmente en el entorno empresarial. Las cuatro soluciones requieren una gran experiencia para configurar, respaldar y administrar. Adquisición o compra es un término utilizado para describir la actividad relacionada con la adquisición de bienes y servicios para una empresa u organización. Una solución de compra puede ser una herramienta electrónica, una solución de software, un proveedor externo o una empresa de servicios contratada.
Existe una tendencia creciente hacia la adquisición electrónica, que reduce el tiempo requerido para completar el ciclo de compra mediante el uso de documentos electrónicos, aprobaciones automáticas y herramientas de flujo de trabajo relacionadas. Para configurar una solución de adquisición electrónica, los proveedores deben crear un catálogo de productos en línea, completo con descripciones de artículos y precios. Los usuarios comerciales deben tener un método para acceder al catálogo, seleccionar sus artículos y proporcionar un método de pago. Muchas grandes empresas tienen un sistema de adquisición electrónico integrado con el sistema financiero.
Casi todos los sistemas informáticos de contabilidad incluyen varias soluciones de adquisición. Cada uno de los diferentes sistemas de contabilidad proporciona una gama de funcionalidades dentro del sistema de adquisiciones. Las soluciones de adquisición estándar proporcionan herramientas para crear solicitudes de compra, pedidos, ofertas y licitaciones. La capacidad de procesar entradas de mercancías, devoluciones de mercancías y facturas puede ser parte de la solución de adquisición o del sistema de contabilidad. La integración de las adquisiciones y la contabilidad requiere un esfuerzo significativo y puede no ser posible con todos los sistemas.
Con frecuencia, se contrata a un proveedor externo para suministrar y respaldar soluciones de adquisición patentadas. En este modelo, el software de adquisición está totalmente alojado, administrado y respaldado por el proveedor. Los usuarios de la empresa cuentan con cuentas de usuario y la capacidad de realizar la actividad de compra requerida en su puesto.
Los informes de actividad, los ahorros de costos y las pistas de auditoría se proporcionan a la alta gerencia de forma mensual o trimestral. Este tipo de solución de adquisición es popular entre las pequeñas empresas con oficinas remotas múltiples. El costo de implementar y respaldar una solución de adquisición basada en Internet puede ser prohibitivamente alto.
Las empresas de servicios contratados que ofrecen soluciones de adquisición generalmente se centran en proporcionar experiencia en los servicios de adquisición tradicionales. Estas áreas incluyen licitación de ofertas, gestión de subastas, solicitudes de revisión de propuestas y negociaciones de contratos. En las pequeñas y medianas empresas, estas actividades no ocurren con mucha frecuencia. Los miembros del personal no tienen la oportunidad suficiente para desarrollar el nivel de habilidad necesario para completar estas tareas de manera efectiva. La adquisición representa un área de posibles ahorros para la mayoría de las empresas, y es importante utilizar los recursos correctos para obtener estos ahorros.