Vilka är de olika typerna av upphandlingslösningar?
Det finns fyra typer av upphandlingslösningar som vanligtvis finns i affärsmiljön. Alla fyra av dessa lösningar kräver betydande expertis för att skapa, stödja och hantera. Upphandling eller inköp är en term som används för att beskriva aktiviteter relaterade till förvärv av varor och tjänster för ett företag eller organisation. En inköpslösning kan vara ett elektroniskt verktyg, mjukvarulösning, tredjepartsleverantör eller ett kontraktsföretag.
Det finns en växande trend mot elektronisk upphandling, vilket minskar den tid som krävs för att slutföra inköpscykeln genom att använda elektroniska dokument, automatiska godkännanden och relaterade arbetsflödesverktyg. För att kunna skapa en elektronisk upphandlingslösning måste leverantörer skapa en online produktkatalog, komplett med artikelbeskrivningar och prissättning. Företagsanvändare måste ha en metod för att komma åt katalogen, välja sina objekt och tillhandahålla en betalningsmetod. Många stora företag har ett elektroniskt upphandlingssystem integrerat med det finansiella systemet.
Nästan alla datorbokföringssystem innehåller flera upphandlingslösningar. Var och en av de olika redovisningssystemen erbjuder en rad funktioner inom upphandlingssystemet. Standardupphandlingslösningar tillhandahåller verktyg för att skapa inköpskrav, beställningar, bud och anbud. Möjligheten att bearbeta varorkvitton, varoråterföring och fakturor kan vara en del av upphandlingslösningen eller bokföringssystemet. Integrationen av upphandling och redovisning kräver en betydande ansträngning och kanske inte är möjligt med alla system.
En tredjepartsleverantör kontrakteras ofta för att leverera och stödja egna upphandlingslösningar. I denna modell är upphandlingsprogramvaran helt värd, hanterad och stöds av leverantören. Användare inom företaget har användarkonton och möjligheten att utföra den inköpsaktivitet som krävs för hans eller hennes position.
Aktivitetsrapporter, kostnadsbesparingar och revisionsspår tillhandahålls ledningen på månads- eller kvartalsbasis. Denna typ av upphandlingslösning är populär hos små företag med flera fjärrkontor. Kostnaderna för att implementera och stödja en internetbaserad upphandlingslösning kan vara oöverkomligt höga.
Kontraktsföretag som erbjuder upphandlingslösningar är vanligtvis fokuserade på att tillhandahålla expertis inom de traditionella upphandlingstjänsterna. Dessa områden inkluderar anbudsinfordran, auktionshantering, begäran om förslaggranskning och kontraktsförhandlingar. I små och medelstora företag förekommer dessa aktiviteter inte så ofta. Personalen har inte tillräckligt med möjlighet att utveckla den kompetensnivå som krävs för att kunna utföra dessa uppgifter effektivt. Upphandling utgör ett område med möjliga besparingar för de flesta företag, och det är viktigt att använda rätt resurser för att få dessa besparingar.