Hvad er de forskellige typer indkøbsløsninger?
Der er fire typer indkøbsløsninger, der ofte findes i forretningsmiljøet. Alle fire af disse løsninger kræver betydelig ekspertise til opsætning, support og styring. Indkøb eller indkøb er et udtryk, der bruges til at beskrive aktiviteter, der er relateret til erhvervelse af varer og tjenester til en virksomhed eller organisation. En købsløsning kan være et elektronisk værktøj, softwareløsning, tredjepartsleverandør eller et kontraktsselskab.
Der er en voksende tendens mod elektronisk indkøb, som reducerer den tid, der kræves for at gennemføre indkøbscyklussen ved hjælp af elektroniske dokumenter, automatiske godkendelser og relaterede arbejdsstrømningsværktøjer. For at etablere en elektronisk indkøbsløsning skal leverandører oprette et online produktkatalog komplet med varebeskrivelser og priser. Forretningsbrugere skal have en metode til at få adgang til kataloget, vælge deres varer og give en betalingsmetode. Mange store virksomheder har et elektronisk indkøbssystem integreret med det finansielle system.
Næsten alle edb-regnskabssystemer indeholder adskillige indkøbsløsninger. Hvert af de forskellige regnskabssystemer leverer en række funktioner inden for indkøbssystemet. Standard indkøbsløsninger giver værktøjer til at oprette indkøbsrekvisitioner, ordrer, bud og bud. Evnen til at behandle kvitteringer, vareafkast og fakturaer kan være en del af indkøbsløsningen eller regnskabssystemet. Integrationen af indkøb og regnskab kræver en betydelig indsats og er muligvis ikke muligt med alle systemer.
En tredjepartsleverandør kontraheres ofte med at levere og understøtte proprietære indkøbsløsninger. I denne model er indkøbssoftwaren fuldt hostet, administreret og understøttet af leverandøren. Brugere i firmaet får brugerkonti og evnen til at udføre den købsaktivitet, der kræves i hans eller hendes position.
Aktivitetsrapporter, omkostningsbesparelser og revisionsspor leveres til den øverste ledelse hver måned eller kvartal. Denne type indkøbsløsning er populær hos små virksomheder med flere fjernkontorer. Omkostningerne ved implementering og støtte af en internetbaseret indkøbsløsning kan være uoverkommelige høje.
Kontraherede servicevirksomheder, der tilbyder indkøbsløsninger, er typisk fokuseret på at levere ekspertise inden for de traditionelle indkøbstjenester. Disse områder inkluderer bududbud, auktionstyring, anmodninger om gennemgang af forslag og kontraktforhandlinger. I små og mellemstore virksomheder forekommer disse aktiviteter ikke meget ofte. Medarbejderne har ikke tilstrækkelig mulighed for at udvikle det færdighedsniveau, der er nødvendigt for at udføre disse opgaver effektivt. Indkøb er et område med mulig besparelse for de fleste virksomheder, og det er vigtigt at bruge de rigtige ressourcer til at opnå disse besparelser.