Hva er de forskjellige typene anskaffelsesløsninger?
Det er fire typer anskaffelsesløsninger som vanligvis finnes i forretningsmiljøet. Alle disse fire løsningene krever betydelig kompetanse for å sette opp, støtte og administrere. Anskaffelse eller innkjøp er et begrep som brukes for å beskrive aktivitet knyttet til anskaffelse av varer og tjenester for en virksomhet eller organisasjon. En innkjøpsløsning kan være et elektronisk verktøy, programvareløsning, tredjepartsleverandør eller kontraktsselskapsfirma.
Det er en økende trend mot elektronisk anskaffelse, noe som reduserer tiden som kreves for å fullføre innkjøpssyklusen ved å bruke elektroniske dokumenter, automatiske godkjenninger og relaterte arbeidsflytverktøy. For å sette opp en elektronisk anskaffelsesløsning, må leverandører lage en online produktkatalog, komplett med varebeskrivelser og priser. Forretningsbrukere må ha en metode for å få tilgang til katalogen, velge varene sine og gi en betalingsmetode. Mange store selskaper har et elektronisk anskaffelsessystem integrert med det økonomiske systemet.
Nesten alle datamaskinregnskapssystemer inkluderer flere anskaffelsesløsninger. Hvert av de forskjellige regnskapssystemene gir en rekke funksjoner innen anskaffelsessystemet. Standard anskaffelsesløsninger gir verktøy for å lage innkjøpsrekvisisjoner, bestillinger, bud og anbud. Evnen til å behandle varemottak, vareleveranser og fakturaer kan være en del av anskaffelsesløsningen eller regnskapssystemet. Integrering av anskaffelser og regnskap krever en betydelig innsats og er kanskje ikke mulig med alle systemer.
En tredjepartsleverandør blir ofte inngått i kontrakt for å levere og støtte proprietære anskaffelsesløsninger. I denne modellen er anskaffelsesprogramvaren vert, administrert og støttet av leverandøren. Brukere i firmaet får brukerkontoer og muligheten til å utføre den kjøpsaktiviteten som kreves i hans eller hennes stilling.
Aktivitetsrapporter, kostnadsbesparelser og revisjonsspor blir gitt til toppledelsen hver måned eller kvartal. Denne typen anskaffelsesløsninger er populær blant små firmaer med flere eksterne kontorer. Kostnadene for å implementere og støtte en Internett-basert anskaffelsesløsning kan være uoverkommelige høye.
Oppdragsgivere som tilbyr anskaffelsesløsninger er vanligvis fokusert på å tilby kompetanse innen de tradisjonelle anskaffelsestjenestene. Disse områdene inkluderer anbudsutsalg, auksjonsstyring, forespørsler om forslag til gjennomgang og kontraktsforhandlinger. I små og mellomstore bedrifter forekommer disse aktivitetene ikke så ofte. Ansatte har ikke tilstrekkelig mulighet til å utvikle ferdighetsnivået som er nødvendig for å fullføre disse oppgavene effektivt. Anskaffelser representerer et område med mulig besparelser for de fleste firmaer, og det er viktig å bruke de riktige ressursene for å oppnå disse besparelsene.