Jaké jsou různé typy řešení nákupu?
V obchodním prostředí se běžně vyskytují čtyři typy řešení zadávání zakázek. Všechna čtyři z těchto řešení vyžadují pro nastavení, podporu a správu značné odborné znalosti. Zakázka nebo nákup je termín používaný k popisu činnosti související s pořízením zboží a služeb pro firmu nebo organizaci. Nákupním řešením může být elektronický nástroj, softwarové řešení, dodavatel třetí strany nebo smluvní firma poskytující služby.
Roste trend k elektronickému zadávání zakázek, který zkracuje čas potřebný k dokončení nákupního cyklu pomocí elektronických dokumentů, automatických schvalování a souvisejících nástrojů pracovního toku. Aby bylo možné vytvořit elektronické řešení nákupu, musí dodavatelé vytvořit online katalog produktů, kompletní s popisy položek a cenami. Firemní uživatelé musí mít metodu přístupu do katalogu, výběr svých položek a poskytnutí platební metody. Mnoho velkých společností má elektronický systém zadávání veřejných zakázek integrovaný do finančního systému.
Téměř všechny počítačové účetní systémy zahrnují několik řešení nákupu. Každý z různých účetních systémů poskytuje řadu funkcí v rámci zadávacího systému. Standardní řešení nákupu poskytují nástroje pro vytváření požadavků na objednávku, objednávek, nabídek a výběrových řízení. Schopnost zpracovávat příjmy, vrácení zboží a faktury může být součástí řešení nákupu nebo účetního systému. Integrace veřejných zakázek a účetnictví vyžaduje značné úsilí a nemusí být možné u všech systémů.
Na dodavatele a podporu proprietárních řešení pro zadávání zakázek se často uzavírá smlouva s dodavatelem třetích stran. V tomto modelu je software pro zadávání zakázek plně hostován, spravován a podporován dodavatelem. Uživatelům ve firmě jsou poskytovány uživatelské účty a schopnost provádět kupní činnost vyžadovanou na jeho pozici.
Zprávy o činnosti, úspory nákladů a záznamy o auditu jsou poskytovány vrcholovému vedení na měsíční nebo čtvrtletní bázi. Tento typ řešení zadávání zakázek je oblíbený u malých firem s více vzdálenými kancelářemi. Náklady na implementaci a podporu internetového řešení zadávání veřejných zakázek mohou být neúměrně vysoké.
Smluvní servisní firmy, které nabízejí řešení pro zadávání zakázek, se obvykle zaměřují na poskytování odborných znalostí v tradičních zakázkových službách. Mezi tyto oblasti patří nabídkové řízení, řízení dražeb, žádosti o přezkum nabídek a vyjednávání smluv. V malých a středních podnicích se tyto činnosti nevyskytují příliš často. Zaměstnanci nemají dostatečnou příležitost rozvíjet úroveň dovedností nezbytných k účinnému dokončení těchto úkolů. Obstarávání představuje pro většinu firem oblast možných úspor a k dosažení těchto úspor je důležité použít správné zdroje.