Quais são os diferentes tipos de soluções de compras?
Existem quatro tipos de soluções de compras comumente encontradas no ambiente de negócios. Todas as quatro soluções requerem conhecimento significativo para configurar, dar suporte e gerenciar. Aquisição ou compra é um termo usado para descrever atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços para uma empresa ou organização. Uma solução de compra pode ser uma ferramenta eletrônica, solução de software, fornecedor terceirizado ou empresa de serviços contratada.
Há uma tendência crescente de compras eletrônicas, o que reduz o tempo necessário para concluir o ciclo de compras usando documentos eletrônicos, aprovações automáticas e ferramentas de fluxo de trabalho relacionadas. Para configurar uma solução de compras eletrônicas, os fornecedores devem criar um catálogo de produtos on-line, completo com descrições e preços de itens. Os usuários corporativos devem ter um método para acessar o catálogo, selecionar seus itens e fornecer um método de pagamento. Muitas grandes empresas possuem um sistema de compras eletrônicas integrado ao sistema financeiro.
Quase todos os sistemas de contabilidade de computadores incluem várias soluções de compras. Cada um dos diferentes sistemas de contabilidade fornece uma gama de funcionalidades dentro do sistema de compras. As soluções padrão de compras fornecem ferramentas para criar requisições de compra, pedidos, lances e propostas. A capacidade de processar recebimentos, devoluções e faturas de mercadorias pode fazer parte da solução de compras ou do sistema contábil. A integração de compras e contabilidade exige uma quantidade significativa de esforço e pode não ser possível em todos os sistemas.
Muitas vezes, um fornecedor terceirizado é contratado para fornecer e dar suporte a soluções proprietárias de compras. Nesse modelo, o software de compras é totalmente hospedado, gerenciado e suportado pelo fornecedor. Os usuários da empresa recebem contas de usuário e a capacidade de realizar a atividade de compra necessária em sua posição.
Relatórios de atividades, economia de custos e trilhas de auditoria são fornecidos à gerência sênior mensalmente ou trimestralmente. Esse tipo de solução de compras é popular entre pequenas empresas com vários escritórios remotos. O custo de implementação e suporte de uma solução de compras baseada na Internet pode ser proibitivamente alto.
As empresas de serviços contratadas que oferecem soluções de compras geralmente se concentram no fornecimento de experiência nos serviços tradicionais de compras. Essas áreas incluem licitação, gerenciamento de leilões, solicitações de revisão de propostas e negociações de contratos. Nas pequenas e médias empresas, essas atividades não ocorrem com muita frequência. Os funcionários não têm oportunidade suficiente para desenvolver o nível de habilidade necessário para concluir essas tarefas de maneira eficaz. As compras representam uma área de economia possível para a maioria das empresas, e é importante usar os recursos corretos para obter essas economias.