Jakie są różne rodzaje rozwiązań w zakresie zamówień?
Istnieją cztery rodzaje rozwiązań zakupowych powszechnie spotykanych w środowisku biznesowym. Wszystkie cztery z tych rozwiązań wymagają znacznej wiedzy specjalistycznej do konfiguracji, wsparcia i zarządzania. Zaopatrzenie lub zakup to termin używany do opisania działań związanych z nabywaniem towarów i usług dla firmy lub organizacji. Rozwiązaniem zakupowym może być narzędzie elektroniczne, oprogramowanie, dostawca zewnętrzny lub firma usługowa.
Rośnie tendencja do zamówień elektronicznych, która skraca czas wymagany do ukończenia cyklu zakupów dzięki wykorzystaniu dokumentów elektronicznych, automatycznych zatwierdzeń i powiązanych narzędzi przepływu pracy. Aby skonfigurować elektroniczne rozwiązanie do zakupów, dostawcy muszą utworzyć katalog produktów online, zawierający opisy produktów i ceny. Użytkownicy biznesowi muszą mieć metodę dostępu do katalogu, wybierania produktów i podawania metody płatności. Wiele dużych firm ma elektroniczny system zamówień zintegrowany z systemem finansowym.
Prawie wszystkie komputerowe systemy księgowe zawierają kilka rozwiązań w zakresie zamówień. Każdy z różnych systemów księgowych zapewnia szereg funkcji w ramach systemu zamówień. Standardowe rozwiązania zakupowe zapewniają narzędzia do tworzenia zapotrzebowań na zakup, zamówień, ofert i przetargów. Możliwość przetwarzania przyjęć towarów, zwrotów towarów i faktur może być częścią rozwiązania zaopatrzenia lub systemu księgowego. Integracja zamówień i rachunkowości wymaga znacznego wysiłku i może nie być możliwa w przypadku wszystkich systemów.
Zewnętrzny dostawca jest często kontraktowany na dostawę i wsparcie zastrzeżonych rozwiązań w zakresie zamówień. W tym modelu oprogramowanie zakupowe jest w pełni hostowane, zarządzane i obsługiwane przez dostawcę. Użytkownicy w firmie mają konta użytkowników i możliwość wykonywania czynności zakupowych wymaganych na jego stanowisku.
Raporty z działalności, oszczędności kosztów i ścieżki audytu są przekazywane kierownictwu wyższego szczebla co miesiąc lub co kwartał. Ten rodzaj rozwiązania zakupowego jest popularny w małych firmach z wieloma odległymi biurami. Koszt wdrożenia i wsparcia internetowego rozwiązania zakupowego może być zbyt wysoki.
Zakontraktowane firmy usługowe, które oferują rozwiązania w zakresie zamówień, zazwyczaj koncentrują się na zapewnieniu wiedzy specjalistycznej w zakresie tradycyjnych usług zamówień. Obszary te obejmują przetargi, zarządzanie aukcjami, wnioski o przegląd propozycji i negocjacje umów. W małych i średnich firmach działania te nie występują zbyt często. Członkowie personelu nie mają wystarczającej możliwości rozwinięcia umiejętności niezbędnych do skutecznego wykonywania tych zadań. Zaopatrzenie stanowi obszar możliwych oszczędności dla większości firm i ważne jest, aby użyć odpowiednich zasobów, aby uzyskać te oszczędności.