Was sind die verschiedenen Arten von Beschaffungslösungen?
Es gibt vier Arten von Beschaffungslösungen, die im Geschäftsumfeld häufig anzutreffen sind. Alle vier dieser Lösungen erfordern umfangreiches Know-how für die Einrichtung, den Support und die Verwaltung. Beschaffung oder Einkauf ist ein Begriff, der zur Beschreibung von Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Erwerb von Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen oder eine Organisation verwendet wird. Eine Einkaufslösung kann ein elektronisches Tool, eine Softwarelösung, ein Drittanbieter oder ein Vertragsdienstleister sein.
Es gibt einen wachsenden Trend zur elektronischen Beschaffung, der die Zeit für den Abschluss des Einkaufszyklus durch die Verwendung elektronischer Dokumente, automatischer Genehmigungen und zugehöriger Workflow-Tools verkürzt. Um eine elektronische Beschaffungslösung einzurichten, müssen Lieferanten einen Online-Produktkatalog mit Artikelbeschreibungen und Preisen erstellen. Geschäftsbenutzer müssen über eine Methode verfügen, um auf den Katalog zuzugreifen, ihre Artikel auszuwählen und eine Zahlungsmethode anzugeben. In vielen großen Unternehmen ist ein elektronisches Beschaffungssystem in das Finanzsystem integriert.
Fast alle Computer-Buchhaltungssysteme enthalten mehrere Beschaffungslösungen. Jedes der verschiedenen Buchhaltungssysteme bietet eine Reihe von Funktionen innerhalb des Beschaffungssystems. Standardbeschaffungslösungen bieten Tools zum Erstellen von Bestellanforderungen, Bestellungen, Angeboten und Angeboten. Die Möglichkeit, Wareneingänge, Retouren und Rechnungen zu verarbeiten, kann Teil der Beschaffungslösung oder des Buchhaltungssystems sein. Die Integration von Beschaffung und Rechnungswesen ist aufwändig und möglicherweise nicht mit allen Systemen möglich.
Ein Drittanbieter wird häufig beauftragt, proprietäre Beschaffungslösungen zu liefern und zu unterstützen. In diesem Modell wird die Beschaffungssoftware vollständig vom Lieferanten gehostet, verwaltet und unterstützt. Benutzern in der Firma werden Benutzerkonten und die Möglichkeit zur Verfügung gestellt, die für ihre Position erforderliche Kaufaktivität auszuführen.
Aktivitätsberichte, Kosteneinsparungen und Prüfpfade werden der Geschäftsleitung monatlich oder vierteljährlich zur Verfügung gestellt. Diese Art der Beschaffungslösung ist bei kleinen Unternehmen mit mehreren Außenstellen beliebt. Die Kosten für die Implementierung und den Support einer internetbasierten Beschaffungslösung können unerschwinglich sein.
Vertraglich vereinbarte Dienstleistungsunternehmen, die Beschaffungslösungen anbieten, konzentrieren sich in der Regel auf die Bereitstellung von Fachwissen in Bezug auf die traditionellen Beschaffungsdienstleistungen. Diese Bereiche umfassen Ausschreibungen, Auktionsmanagement, Anfragen zur Angebotsüberprüfung und Vertragsverhandlungen. In kleinen und mittleren Unternehmen treten diese Aktivitäten nicht sehr häufig auf. Die Mitarbeiter haben nicht genügend Gelegenheit, die Fähigkeiten zu entwickeln, die erforderlich sind, um diese Aufgaben effektiv zu erledigen. Die Beschaffung ist für die meisten Unternehmen ein Bereich möglicher Einsparungen, und es ist wichtig, die richtigen Ressourcen zu verwenden, um diese Einsparungen zu erzielen.